Ostotilauksen numero on aakkosnumeerinen koodi, joka annetaan tietylle ostopyynnölle. Useimmiten yritykset käyttävät PO -numeroita sisäisesti omien ostostensa seuraamiseen. Jotkut yritykset kuitenkin antavat koodeja kaikelle myynnilleen ja antavat tilausnumerot asiakkailleen, jotta asiakkaat voivat seurata tilauksiaan. Nämä koodit voivat olla missä tahansa aakkosnumeerisessa muodossa, ja monet yritykset käyttävät tiettyjä kirjaimia tai numeroita ilmoittaakseen tiettyjä asioita tilauksesta, kuten myydyn tuotteen, sijainnin, ostajan ja päivämäärän.
Käytä yritysten sisällä
Monissa yrityksissä ostotilauksen numero annetaan sen jälkeen, kun työntekijä tai osasto on pyytänyt tiettyjen tavaroiden tai palvelujen tilaamista. Pyyntö toimitetaan yleensä muodollisesti ostoasiamiehelle käyttämällä niin kutsuttua tilauslomaketta. Jos pyyntö hyväksytään, ostotilaus luodaan ja sille annetaan ostotilauksen numero. Tällöin tilaus tehdään toiselle yritykselle, joka usein kirjaa ostajan tilausnumeron sisällytettäväksi tilaustietoihin.
Kun myyjä laatii toimitus- tai pakkausluettelon asiakkaan tilauksen mukaan, tilausnumero on tyypillisesti sisällytetty tietoihin. Tämä mahdollistaa ostajan vastaanottajan tarkistaa toimitettujen tavaroiden määrän ja tyypin sekä vahvistaa, että lähetys liittyy asianmukaisesti valtuutettuun tilaukseen. Ostotilausnumero näkyy myös laskussa ja muissa asiakirjoissa, jotka myyjä antaa asiakkaalle. Tästä näkökulmasta PO -numero nopeuttaa maksun ajoittamista myyjälle ja mahdollistaa tavaroiden ohjaamisen oikeaan osastoon.
Tilausnumeron avulla yritys voi myös käyttää kustannuksia tilauksen tehneen osaston talousarvioon. Se tarjoaa myös ostoreskontraosastolle varmennuksen siitä, että kulut ovat oikeutetut. Maksu voidaan sitten maksaa myyjälle.
muodostuu
Ostotilausnumeron tarkka rakenne ja pituus vaihtelevat yhtiöittäin. Monet yritykset, jotka toimivat useilla sivustoilla, käyttävät koodin ensimmäisiä merkkejä tilauksen tehneen paikan tunnistamiseen, kuten “CHI” edustaakseen Chicagon laitosta. Seuraavat merkit voivat tunnistaa tilauksen tehneen osaston, kuten ”RD”, joka edustaa tutkimus- ja kehitysosastoa. Näin ollen yrityksen tutkimus- ja kehitysosaston Chicagossa tekemän tilauksen PO -numero voi alkaa merkillä “CHIRD” ja sen jälkeen muita aakkosnumeerisia merkkejä, jotka antavat lisätietoja tilauksesta.
Yritykset järjestävät yleensä tilausnumeronsa millä tahansa tavalla, joka toimii parhaiten niiden sisäisten seurantajärjestelmien kanssa. Jotkut käyttävät myös väliviivoja tai välilyöntejä, jotka voivat auttaa, kun vain tietyt PO -numeron merkit on luettava tiettyä tarkoitusta varten. Useat käytettävät pituudet ja muodot vastaavat siihen, että monet toimittajat määrittävät tilausten seurantatietokantojen kentät sallimaan minkä tahansa määrän – jopa 30 tai enemmän – merkkejä ostotilausnumerossa.