Diplomaattisen passin saaminen edellyttää yleensä hakemusta, passikuvia ja määräyksiä tai lausuntoa, jossa esitetään tällaisten asiakirjojen tarve. Useimmissa maissa nämä asiakirjat myönnetään valtion virkamiehille ja heidän valtuutetuille huollettavilleen, jotka matkustavat tai on määrätty ulkomaille valtion virallisissa tehtävissä. Sponsoriorganisaatio tai valtion virasto yleensä pyytää ja saa yksilön passin. Nämä ovat maksuttomia passeja, ja niitä voidaan käyttää vain ulkomailla matkustaessa osana haltijan virallisia tehtäviä.
Diplomaattisen passin hakuprosessi voi vaihdella maittain. Ehdokkaat ovat yleensä heidän hallitustensa palveluksessa tai ovat tällaisen työntekijän välittömiä perheenjäseniä tai valtuutettuja hoitajia. Diplomaattipasseja myönnetään valtion työntekijöille, jotka joutuvat matkustamaan ulkomaille hoitamaan tehtäviään. Tämän seurauksena hakuprosessiin sisältyy usein haastattelu valtiosihteerin tai myöntävän viraston kanssa.
Ehdokkaat aloittavat usein hakuprosessin täyttämällä passihakemuksen. Myös passivalokuvia sekä todisteita kansalaisuudesta ja muita henkilöllisyystodistuksia voidaan pyytää. Omistajat hakevat ja saavat passeja harvoin yksilöinä. Pyynnön esittää yleensä hakijan puolesta sponsoroiva valtion virasto, kuten armeija. Yhdysvalloissa pyyntöjä voidaan esittää myös hakijan liittovaltion kongressiedustajan kautta.
Diplomaattipassin saaminen ei anna tai takaa diplomaattista koskemattomuutta tai viisumivapaata matkustamista. Isännän kotimaa, vaan isäntämaa ei myönnä diplomaattista koskemattomuutta tai vapautta syytteeseen vastaanottavan maan lakien nojalla. Tämä etuoikeus myönnetään sillä edellytyksellä, että isäntämaan diplomaatit saavat koskemattomuuden vastavuoroisesti. Diplomaattisuhteita koskeva Wienin yleissopimus tarjoaa oikeudellisen kehyksen diplomaattisille suhteille, ja sen on ratifioinut 187 valtiota vuodesta 2011. Jotkut maat eivät ole vielä ratifioineet sopimusta, kun taas toiset tunnustavat vain joitakin määräyksiä.
Yksilöiden, joilla on diplomaattipassi, sekä heidän valtuuttamiensa huollettavien on yleensä hankittava diplomaattiviisumi, jos he matkustavat valtion virallisissa asioissa. Esimerkiksi matkailijoina matkustavat eivät tarvitse diplomaattista viisumia. Diplomaattiset viisumit on yleensä varattu niille, jotka edustavat kansallista hallitustaan eikä osavaltiota, maakuntaa tai paikallisia yhteisöjä.
Useimmissa tapauksissa diplomaattiviisumi on hankittava ennen matkaa, ja se edellyttää konsuliviranomaisen haastattelua. Usein myös valtuutettuja huollettavia, hoitajia tai työntekijöitä, jotka matkustavat hallituksen edustajan kanssa, haastatellaan usein. Sotilashenkilöstö voi myös saada diplomaattisen viisumin tietyissä olosuhteissa, kuten sotilaskoulutuksen aikana.
On online -yrityksiä, jotka väittävät voivansa turvata diplomaattiset passit ja diplomaattiset tapaamiset suurella maksulla. Ne tarjoavat yleensä positioita ja passeja Afrikan ja meren valtioista. Jotkut lupaavat turvata suurlähettiläät tai muut tehtävät, kuten ministeri, konsuli tai asiamies.
Nämä palvelut ovat yleensä petollisia, koska diplomaattiset asiakirjat ja passitoimiston nimitykset eivät edellytä maksua päteville henkilöille. Ellei haltija ole virallinen valtion työntekijä, joka vaatii asiakirjoja matkustamiseen tehtäviensä suorittamiseksi, henkilöt eivät tarvitse diplomaattisia passeja tai viisumeita eikä heille pitäisi myöntää niitä. Matkustaminen vilpillisesti hankittujen diplomaattitodistusten kanssa voi aiheuttaa ankaria oikeudellisia seuraamuksia.