Käsileimat voivat olla toimiston kätevimpiä työkaluja. Usein toimistoympäristössä sama viesti on tulostettava useille arkeille tai paperille säännöllisesti, esimerkiksi tarkistuksia vahvistettaessa. Käsileimoja on kuitenkin monenlaisia ja niitä voidaan käyttää moniin eri asioihin.
Käsileimoja kutsutaan niin sanotuksi, koska niitä käytetään käsin. Usein heidän tarvitsee vain painaa paperia leiman muovatulla alueella, kun se on musteella. Jos postimerkkejä käytetään väärin, ne kestävät toistaiseksi.
Yksi yleisimmistä käsileimotyypeistä ovat itsekirjoittavat leimat. Esimerkityt käsileimat voivat estää suuren sotkun, erityisesti niiden keskuudessa, joiden ei ole tarkoitus käyttää postimerkkejä, kuten pienten lasten keskuudessa. Esiväritty käsileima toimii siten, että muotti kääntyy ja laskeutuu alas, kun sitä painetaan painaen kuvan pintaan. Kun paine vapautetaan, jousi kääntää muovatun alueen takaisin ylöspäin ylöspäin alueelle, jossa mustetta säilytetään leimassa. Leima täyttyy automaattisesti musteella ja säilytetään tässä asennossa, kunnes se on valmis käytettäväksi uudelleen.
Perinteiset käsileimat ovat todennäköisesti myös hyvin tuttuja useimmille ihmisille. Nämä leimat, jotka ovat edelleen melko yleisiä, käyttävät mustetyynyjä. Leima painetaan mustetyynyyn ja sen jälkeen pinnalle, jolle haluttu kuva menee. Tässä tapauksessa leima on kuitenkin asetettava pinnalle painamista varten aikaisintaan musteella värjäyksen jälkeen. Jos aikaa kuluu liikaa, leima on mustettava uudelleen. Suurimman osan ajasta leimaamalla on vain yksi tai kaksi minuuttia käyttöä väritysten välillä.
Käsileimojen käyttö ohjaa peliä aikaa säästävistä mekanismeista tapaan välittää virallinen kuva. Jotkut postimerkit voivat sisältää monimutkaisia grafiikoita, joiden tuottaminen kestää kauan. Siksi ne voivat tarjota jonkin verran aitoutta mille tahansa viralliselle asiakirjalle, joka muutoin saatetaan epäillä.
Useimmat käsimerkit on hinnoiteltu sellaiselle tasolle, että useimmilla ihmisillä on niihin varaa. Jotkut perinteiset postimerkit voivat maksaa 2 dollaria Yhdysvaltain dollaria (USD) tai vähemmän, ei sisällä mustetta. Esimerkityt käsileimat, jopa mukautetuilla asetuksilla, kuten osoitteilla, eivät yleensä maksa yli 20 dollaria. Kun tarkastellaan kustannustehokkuutta, käsileima voi olla yksi edullisista käytettävissä olevista työkaluista.