Monet meistä lankeavat ansaan uskomalla, että voimme muistaa projektin jokaisen vaiheen tai kaiken, mitä tarvitsemme lomalle. Totta puhuen, tarkistuslistan käyttäminen voi olla älykkäintä, mitä voimme tehdä itsellemme. Ei ole aina helppoa muistaa 30 erilaista elintarviketuotetta tai kaikkia monimutkaisen jälkiruoan valmistusvaiheita. Muistilistaa käyttämällä saamme kuitenkin pysyvän tallenteen tarpeistamme, yleensä helposti seurattavassa järjestyksessä. Kun käytät tarkistuslistaa, on useita asioita, jotka on pidettävä mielessä.
Yksi vinkki tarkistuslistan tehokkaaseen käyttöön on luoda johdonmukainen kirjoitustyyli. Jos käytät tarkistuslistaa esimerkiksi prosessin seuraamiseen, käytä kokonaisia lauseita tai ainakin substantiivi/verbiyhdistelmiä. Jokaisen tarkistuslistan kohteen tulee olla yhdenmukainen kaikkien muiden kohtien kanssa:
1. Nosta matkalaukku kaapista.
2. Pakkaa alusvaatteet ja sukat.
3. Etsi parranajopakkaus.
4. Taita paidat ja housut.
5. Sulje matkalaukku.
Kaikki nämä tuotteet sopivat toisiinsa tyyliltään. Mieti, kuinka hämmentävää saattaa olla, jos käyttäisit tällaista tarkistuslistaa:
1. Matkalaukku kaapissa
2. Sukat
3. Etsi pakkaus (parranajo)
4. Paita, housut. Taitettu?
5. Matkalaukku on nyt suljettu.
Kun yksittäiset vaiheet eivät ole johdonmukaisia ja selittäviä, tarkistuslistan käyttäminen on paljon vaikeampaa. Jos kirjoitat tarkistuslistaa jollekin toiselle, kuten talonhoitajalle tai naapurille, on erityisen tärkeää olla selkeä ja johdonmukainen.
Toinen vinkki tarkistuslistan käyttämiseen on tarjota keino yliviivata kohteet sitä mukaa, kun ne ovat suoritettuja. Kun käytät tarkistuslistaa, joka sisältää lukuisia ohjeita tai kohteita, voi olla erittäin helppo eksyä. Joskus pitkä tarkistuslista voidaan tehdä vain vaiheittain, tai tietyn vaiheen suorittaminen voi kestää tunteja. Aina pitäisi olla menetelmä valmiiden kohteiden merkitsemiseen tai ainakin pysähdyspisteen merkitsemiseen. Tarkistuslistaa käytettäessä jokaiselle tulee olla selvää, mitkä vaiheet on suoritettu ja mitkä eivät.
Kun käytät ostoksille tarkistuslistaa, voi olla hyödyllistä merkitä, mitkä tuotteet ovat pakollisia ja mitkä valinnaisia. Tähtien sijoittaminen kriittisten tuotteiden viereen voi antaa toisen käyttäjän tehdä parempia päätöksiä ostoksia tehdessään. Jos budjetointiongelma ilmenee, päivittäistavarakaupan tarkistuslista, jossa on selkeästi merkityt prioriteetit, voi olla erittäin hyödyllinen. Sama pätee käytettäessä tarkistuslistaa tee-se-itse-projektissa. Pakolliset ja valinnaiset vaiheet voidaan merkitä, jos aika tai raha muuttuu tekijäksi.
Monet ihmiset luovat ostoslistan tai työlistan tarpeen mukaan, mutta eivät välttämättä tehokkaimmassa järjestyksessä. Tarkistuslistaa käytettäessä saattaa olla apua, kun kohteet järjestetään yleissuunnitelman mukaan. Päivittäistavaraostoksille järjestä tarkistuslista vastaamaan tavallista reittiäsi kaupan käytävien läpi. Aloita ensimmäisestä osastosta, johon pääset, ja työskentele sieltä. Tarkistuslista tulee järjestää loogisesti, jotta vältytään liialta perääntymiseltä tai laiminlyönneiltä. Kun käytät tarkistuslistaa kotitöihin, harkitse, kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kestää. Vähiten aikaa vievien töiden poistaminen ensin voi avata enemmän aikaa pidempiin, tai voit välttää nurmikon leikkaamisen päivän kuumimpana aikana tai puutarhan kastelua liian myöhään illalla.
Usein kannattaa lukea kaikki kohteet huolellisesti, kun käytät tarkistuslistaa. Luettelossa olevan myöhemmän tehtävän suorittamiseen voi tarvita lisätyökaluja tai ainesosia. Myös osittain valmiin projektin säilyttäminen voi muodostua ongelmaksi. Tarkistuslista on vain niin järjestetty kuin sen luoja, joten yritä olla mahdollisimman perusteellinen ja tarkka luodessasi sitä. Jos joku muu kirjoitti tarkistuslistan, varmista, että ymmärrät täysin hänen käyttämänsä lyhenteet, koodit tai tekniset ammattislangat.