Metatiedot ovat yksinkertaisesti pieniä segmenttejä informaatiosta. Metatiedon päätehtävänä on tarjota joitain laajoja tietoja laajemman ja kattavamman tiedon painopisteestä ja sisällöstä. Kehittyvän tietämyksenhallinta -alan puitteissa tietyn segmentin määrittäminen metatiedoksi on määritelty melko hyvin.
Pohjimmiltaan metatiedot tai metatiedot toimivat usein edeltäjänä tai tiivistelmänä suurempien yksityiskohtien sisältämille tiedoille. Esimerkiksi kurssipaperin teksti ymmärrettäisiin sisältävän dataa. Kuitenkin paperin aiheen otsikko, kuvaus tai tiivistelmä tai minkä tahansalainen yleiskatsaus katsotaan metatiedoksi.
Tietyssä mielessä metainformaatio toimii teaserina tulevalle. Yleiset elementit, jotka luokitellaan metatiedoiksi, antavat vilauksen siitä, mistä laajempi tieto on kyse, paljastamatta paljon tosiasioita. Siten metatiedon käyttö on yleensä laite, joka houkuttelee lukijan siirtymään eteenpäin ja aloittamaan suuremman teoksen lukemisen.
Metatiedon rakentaminen perustuu usein kaikkiin tietämyksen hallinnan kurinalaisuuden osiin. Metatiedoissa hyödynnetään tietoja, jotka ovat vain tosiasiallisia komponentteja. Tiedot, jotka ovat olennaisesti johtopäätöksiä esitetyistä tiedoista, voivat myös osittain kertoa metatiedon rakenteesta. Lopuksi myös tiedon osa on usein mukana. Tieto tässä yhteydessä ymmärretään osaksi, joka sisältää tietojen hyödyntämisen tulosten ennustamiseksi.
Vaikka nimikkeiden, aiherivien todellinen tunnistaminen ja tiivistelmän käyttö metatiedoksi on suhteellisen uusi ilmiö, käsite on ollut olemassa vuosisatojen ajan. Monet kirjoittajat haluavat tehdä otsikoista hieman kuvaavia, etenkin tieteellisissä tutkimuksissa. Yksinkertaisen yhden tai kahden lauseen tiivistelmän käyttö on yleistä monissa tieteellisissä ja liiketoimintaan liittyvissä asiakirjoissa. Varmasti ajatus johtopäätösten tekemisestä ja mukana olevien tietojen käyttämisestä tulevien tapahtumien projisointiin on myös yhteinen osa kirjallisia töitä kautta aikojen. Näiden kirjallisten rakenteiden ymmärtäminen metatiedon avulla yksinkertaisesti helpottaa näiden yhteisten elementtien tunnistamista termeillä, jotka ymmärretään helposti nykymaailmassa.