Äänikirjaimet ovat yksinkertaisia äänitallennuslaitteita, joita käytetään useissa yritysasetuksissa. Monet puhelimet käyttävät äänitallenninta, joka tunnetaan myös puhelintallentimena ja jolla kirjataan ja tallennetaan keskusteluja asiakkaiden ja asiakaspalvelun henkilöstön, myyjien ja mahdollisten asiakkaiden välillä sekä kaikki yrityksen haluamat puhelinyhteydet. Hätätukijärjestelmät, poliisilaitokset ja muut julkisen palvelun organisaatiot käyttävät myös usein puheluiden tallentimia osana perustoimintoja.
Puhekirjoittimessa on kaksi perusmallia. Yksi malli tunnetaan vox -tilan tallennusmuodona. Tätä lähestymistapaa käytetään usein valvontatilanteissa, koska tallennusprosessi käynnistyy vasta, kun laite havaitsee äänen. Tämän tyyppisen äänipuhelimen käyttö on usein edullista, koska se poistaa tarpeen käydä pitkiä hiljaisuuksia, joita on saattanut esiintyä keskustelujen välillä.
Toinen vaihtoehto on ei-vox-muotoilu. Tämä on kaikkein perustavanlaatuisin ja vanhin puheluiden tallennustekniikka. Tässä tallennusprosessi käynnistyy ja jatkuu, kunnes prosessi pysäytetään joko manuaalisesti tai ennalta määrätyn ajan kuluttua. Koska tämä menetelmä ei perustu ääniaktivointiin käynnistämään tallennusprosessin, tämäntyyppiset laitteet luovat tarkan tietueen aktiivisten keskustelujen välisestä ajasta.
Yritykset käyttävät toisinaan äänimerkintää osana uusien myyjien tai asiakaspalvelun koulutusprosessia. Kun uusi vuokralainen ottaa vastuunsa, kirjailijaa voidaan käyttää varmistamaan, että henkilö noudattaa yrityksen käytäntöjä ja menettelytapoja asioidessaan asiakkaiden tai mahdollisten asiakkaiden kanssa. Tallennuksesta saatuja tietoja voidaan käyttää parantamaan ja parantamaan työntekijän suorituskykyä ensimmäisten työkuukausien aikana, mikä auttaa vahvistamaan positiivisia tapoja työntekijän mielessä.
Ei ole epätavallista, että yritys käyttää myös äänipuhelinlaitteistoa, jos epäillään työntekijän epäammattimaista käyttäytymistä. Tämän sovelluksen avulla on mahdollista määrittää, tarvitaanko korjaavia toimia tai onko työntekijä yhteydessä muihin työntekijöihin, asiakkaisiin, myyjiin ja kaikkiin muihin, joiden kanssa hän puhuu työpäivän aikana. Useimmat työsopimukset koskevat puhelinkeskustelujen tallentamista ja antavat työnantajalle oikeuden osallistua puheluiden seurantaan niin usein kuin haluavat.
Äänimerkintää voidaan käyttää myös luomaan pysyviä tietueita sanallisesta vaihdosta, esimerkiksi silloin, kun joku soittaa hätänumeroon. Yhdysvalloissa 911 -järjestelmä tallentaa suurimmassa osassa maata rutiininomaisesti jokaisen saapuvan puhelun järjestelmään. Tämän varotoimen avulla on erittäin helppo tarkistaa puhelun tiedot myöhemmin, mikä voi olla erittäin hyödyllistä lainvalvonnalle.
Monet maat ympäri maailmaa vaativat, että kaikki puhelinkeskustelussa mukana olevat osapuolet ovat tietoisia siitä, että äänipuhelin on käytössä. Vaikka menettelyt vaihtelevat, ei ole epätavallista, että automaattiset nauhoitukset varoittavat soittajia siitä, että keskuksen tallennus on mahdollista, tai puhelinlaite antaa lyhyen äänimerkin säännöllisin väliajoin, jolloin soittaja saa tietää keskustelun tallennuksen. Kun soittaja on saanut ilmoituksen puhelujen tallentajan käytöstä, linjaan jäämisen katsotaan olevan implisiittinen suostumus tallennukseen.