Terveydenhuollon tietojen hallinnassa lääkärit ja laboratorioteknikot käyttävät erilaisia menetelmiä potilashoidon ja laboratoriomuistiinpanojen tallentamiseen myöhempää käyttöä varten lääketieteellisiin tiedostoihin. Yksi tällainen menetelmä on C-puhelimen käyttö, joka on digitaalinen tallennuslaite, jota voidaan käyttää puhelimitse etäpuheluiden tallentamiseksi puhuttujen sanojen tallentamiseksi. Tämä on tehokas tapa, jolla lääkärit ja muut terveydenhuollon ammattilaiset voivat tallentaa tietoja turvallisesti, jotta transkription tekijät voivat käyttää niitä ja siirtää ne paperikopioihin sanelu- ja transkriptiolaitteiden avulla.
C-puhelin saa nimensä tavasta, jolla tallennetut muistiinpanot lähetetään puhelimesta digitaaliseen tallennuslaitteeseen. Liitin, joka on erityinen johto, joka yhdistää puhelinjärjestelmän digitaaliseen tallennusjärjestelmään, on C-puhelimen “C” peräisin. Kytkimen avulla lääkäri tai laboratorioteknikko voi myös tallentaa muistiinpanoja keskitetyn sanelujärjestelmän avulla sairaalassa tai laboratorioympäristössä tai suojattuun ulkoistettuun puhelinverkkoon, jota ylläpitää transkriptiopalvelu.
C-puhelimen toiminta on todella yksinkertaista. Lääkäri tai laboratorioammattilainen valitsee erikoisnumeron, joka yhdistää hänet sanelupalveluun. Kun puhelinlinja hyväksyy puhelun, yleensä puhelimen näppäimistöön syötetyn erikoiskoodin kautta, kytkin yhdistää puhelinlinjan digitaaliseen sanelulaitteeseen ja puhutut lääketieteelliset huomautukset voidaan syöttää. Puhelun aikana soittajalla on mahdollisuus varmuuskopioida, tarkastella ja poistaa digitaalisesti tallennettujen muistiinpanojen osia. Puhelun päätyttyä soittaja yksinkertaisesti painaa koodia lopettaakseen tallennusistunnon tai katkaisee puhelun katkaistakseen puhelun.
Tällä hetkellä C-puhelimia hallitaan tietokoneella, joka pystyy käsittelemään useita samanaikaisesti saapuvia puhelinlinjoja. Vaikka soittajille voidaan antaa erityinen numero, johon he voivat soittaa, tai koodi, joka on ainutlaatuinen heidän tililleen, toiset sallivat jopa kymmenen riviä yhdelle tietokoneelle, joka tallentaa potilaskortin muistiinpanot yksittäisiin digitaalisiin tiedostoihin. Nämä tiedostot on tallennettu turvallisesti yhdelle palvelimelle, johon vain valtuutettu henkilökunta, kuten muu lääkintähenkilöstö tai transkriptoija, voi päästä käsiksi.
Matkapuhelintekniikan kehittyessä C-puhelimien kautta tapahtuva etätietueiden hallinta on tulossa suosituimmaksi tapaksi tallentaa tietueita monilla eri alojen ammattilaisilla. Lääkärit pitävät tämän järjestelmän käyttämisestä, koska se on kätevä ja tehokas tapa tallentaa potilaan hoito. Lisäksi muut ammattilaiset, kuten asianajajat, lainvalvontaviranomaiset ja yleiset yritysjohtajat, voivat käyttää jonkinlaista C-puhelintekniikkaa tallennettaessa kokouksia, oikeudenkäyntejä ja tapausmuistioita myöhempää käsittelyä varten.