Yrityksillä on tällä hetkellä monia tapoja saada maksua, mukaan lukien maksukortit, automaattiset talletukset ja paperisekit. Yksi suurimmista sekkeihin liittyvistä ongelmista on se, että asiakkaat voivat väittää, että sekki on postissa, ja sen saapuminen voi kestää päiviä useista syistä. Mahdollisuus hyväksyä sekki faksilla voi nopeuttaa prosessia merkittävästi. Se edellyttää vain kykyä vastaanottaa saapuvia fakseja ja jotain erityistä ohjelmistoa, jonka avulla voit syöttää tarvittavat tiedot sekistä.
Sekin hyväksyminen faksilla on eräänlainen sähköinen pankkitoiminta, ja se on laillista Yhdysvalloissa ja monissa muissa maissa ympäri maailmaa. On aina parasta tarkistaa tämän järjestelmän laillisuus ennen minkään ohjelmiston ostamista, mutta jos asut paikassa, jossa voit käyttää ACH: ta tai vastaavaa sähköistä pankkijärjestelmää, on hyvä mahdollisuus hyväksyä tarkista faksilla. Ensimmäinen askel faksin vastaanottamiseksi on ostaa ja asentaa tietokoneeseen sopiva ohjelmisto, jonka avulla voit syöttää kaikki asiakkaan sekistä saadut tiedot ja luoda kopion tulostettavaksi. Riippuen ostamasi ohjelmiston tyypistä ja valitsemistasi vaihtoehdoista saatat myös pystyä vahvistamaan asiakkaan nimen, tilin ja sen, onko tilillä riittävästi varoja kattamaan sekin.
Kun olet asentanut ohjelmiston, olet valmis vastaanottamaan ensimmäisen shekin faksilla. Pyydä asiakasta lähettämään faksi sinulle täytetystä sekistä ja syöttämään kaikki shekistä saadut tiedot tietokoneeseen. Kun olet täyttänyt lomakkeen, voit tulostaa kopion sekistä tulostimellasi. Koska tuloste sisältää asiakkaan pankkitietojen lisäksi myös sekin numeron, sinun on kehotettava asiakasta tuhoamaan alkuperäinen sekki ja merkitsemään se käytettyksi.
Tulostamasi sekki osoittaa allekirjoitusriville, että tilin omistaja on valtuuttanut shekin, vaikka tarkka sananlasku riippuu erityisestä ohjelmistopaketistasi. On hyvä idea säilyttää alkuperäinen faksi tiedostoillesi mahdollisissa kiistoissa. Vie faksitetuista tiedoista tulostamasi sekki pankkiisi ja talleta se, missä sitä käsitellään aivan kuten mitä tahansa muuta talletustasi. Kun vastaanotat sekin faksilla, et yleensä saa sitä käteisellä, vaan sinun on talletettava se yritystilille ja odotettava sen selvitystä.