Vastaajalaatikot ovat tietokoneistetun ääniviestijärjestelmän viestitilejä. Kun vastaajaviestin käyttäjä saa puhelun ja soittaja päättää jättää viestin, viesti tallennetaan ja tallennetaan, kunnes käyttäjä päättää noutaa ja sitten poistaa tai tallentaa sen. Vaikka sana “laatikko” saattaakin rohkaista ihmisiä visualisoimaan fyysisen säilön, johon mahtuu viestejä, näin ei ole. Sen sijaan “laatikkoa” käytetään vain tarkoittamaan järjestelmän tiettyä osaa, joka tallentaa ja tallentaa puhepostin. Vastaajalaatikot on yleensä suojattu salasanoilla tai tunnuskoodeilla yksityisyyden takaamiseksi, ja niissä on yleensä rajoitettu kapasiteetti viestien tallennusta varten.
Kun henkilö sanoo, että hänen on tarkastettava vastaajalaatikkonsa, tämä tarkoittaa yleensä sitä, että hänen on soitettava puhelinnumeroon tai kirjauduttava verkkosivustolle kuunnellakseen äänitteitä, jotka soittajat ovat jättäneet hänelle tietokonejärjestelmään. Sitä osaa tästä tietokonejärjestelmästä, joka on varattu vain hänelle ja hänen viesteilleen, ihmiset kutsuvat puhepostilaatikoksi. Ei ole fyysistä laatikkoa, johon henkilö voi päästä hakemaan tämäntyyppisiä viestejä. Silti tämä postilaatikko toimii hänen ääniviestiensä säilytyspaikkana samalla tavalla kuin tavallinen postilaatikko tarjoaa tilaa postin säilyttämiseen ja hakemiseen.
Yleensä puhepostin käyttäjä määrittää salasanan viestien noutamiseksi puhepostilaatikostaan. Salasanasuojauksella on kaksi perustarkoitusta. Ensinnäkin se tarjoaa organisaatiojärjestelmän puhepostiyritykselle – käyttäjätunnus- ja salasanayhdistelmien avulla yritys voi erottaa tietyt alueet kullekin käyttäjälle, jolloin he voivat käyttää suoraan omia viestejään. Toiseksi se, että henkilöltä vaaditaan salasana päästäkseen viesteihinsä, auttaa varmistamaan yksityisyyden. Niin kauan kuin hän ei jaa salasanaansa kenenkään muun kanssa, hän voi pitää tilinsä ja viestinsä yksityisinä.
Mielenkiintoista on, että vastaajalaatikoiden kapasiteetti on usein rajallinen. Tällä tavalla ne ovat samanlaisia kuin tavalliset postilaatikot. Vastaajalaatikoissa on yleensä tilaa vain tietylle määrälle minuutteja tai tunteja viesteille. Jos henkilö ylittää viesteille varatun tilan, hänen soittajansa voivat saada tallennetun viestin, joka ilmoittaa, että vastaajaviestin käyttäjän postilaatikko on täynnä. Käyttäjän on yleensä poistettava jotkin järjestelmään tallennetuista viesteistä, jotta soittajat voivat jättää lisäviestejä.