Lähes kaikki, jotka ovat ottaneet yhteyttä yritykseen saadakseen tietoja tai apua ostokseen, ovat kokeneet odottavia viestejä. Tässä on perusasiat, kuten palveluntarjoajan valitseminen.
Pysäytettyjen viestien takana oleva käsite on käyttää aikaisemmin tuottamatonta aikaa kahden ongelman ratkaisemiseen. Ensinnäkin kyse on asiakkaan käsityksestä ajan kulumisesta odottaessaan yhteyttä johonkin, joka voi auttaa hänen kyselyssään. Siellä, missä kerran pidettiin musiikkia pidettiin riittävänä, monet ihmiset tulevat nopeasti kärsimättömiksi loputtoman hissityylisen musiikin kanssa. Avun saajalle aika kuluu usein, ja se näyttää olevan kaksi kertaa pidempi kuin se todellisuudessa on. Hold -musiikin katkaiseminen pienillä tiedoilla yrityksestä, tulevista tapahtumista tai yrityksen tarjoamien eri tuotteiden tai palveluiden mainoksista auttaa usein rikkoa yksitoikkoisuuden ja estää soittajan kärsimästä yhtä kärsimättömästi pitoprosessin aikana.
Toinen ongelma, jota odotusviesteillä pyritään ratkaisemaan, on yrityksen tavaroiden ja palvelujen tehokas markkinointi. Jos organisaatio on voittoa tavoittelematon, pitoviestintä toimii myös keinona saada tietoa tulevista tapahtumista tai vapaaehtoistyömahdollisuuksista ihmisille, jotka ovat jo kiinnostuneita organisaatiosta. Pitoajan hyödyntäminen maksaa hyvin vähän ja voi tuottaa suuria tuloksia joko myynnissä tai laajemman yhteisön tuen lisäämisessä.
Tietenkin viestien käyttö osana pitoprosessia on suoritettava korkealla ammattitaidolla. Varmistaaksesi, että pidossa olevat viestit asettavat soittajille oikean sävyn, monet organisaatiot kääntyvät myyjän puoleen saadakseen apua. Viestintäpalveluihin erikoistuneilla yrityksillä on usein erinomaisia kirjoittajia henkilöstöltä, jotka voivat keksiä skenaarioita pidossa oleville viesteille, jotka selvittävät asian nopeasti ja selkeästi. Äänikyky on toinen viestikomponentti, jonka ammattimainen palvelu voi tarjota. Vaikka työntekijöiden äänien käyttäminen voi tuntua mukavalta, ammattimaisesti koulutettujen kuuluttajien käyttäminen tuottaa entistä kiiltävämmän esityksen ja antaa viestille hieman enemmän iskua.
Pidossa olevat viestit ovat osoittautuneet loistavaksi keinoksi myydä lisätuotteita ja -palveluja olemassa olevalle asiakaskunnalle. Samoin tiedot auttavat hälyttämään soittajia, jotka aikovat osallistua hyväntekeväisyysjärjestöön, nopeaa tietoa siitä, millaista vapaaehtoisapua tarvitaan tällä hetkellä. Tämän aiemmin kuolleen pitoajan käyttäminen rakentavaan tiedon jakamiseen kasvaa epäilemättä edelleen, kun yhä useammat organisaatiot oppivat, kuinka arvokas tämä ominaisuus voi olla.