Paras videoneuvottelupuhelin tarjoaa nopeat visuaaliset videopäivitykset useiden osapuolten puhelinkeskustelujen aikana, jolloin käyttäjät voivat keskustella reaaliajassa. Käyttäjille, jotka ostavat tämän tyyppistä tekniikkaa maanpäällisille puhelinlinjoille, on saatavana enemmän ominaisuuksia kuin matkapuhelimille. Langattomat neuvottelujärjestelmät voivat tarjota asennettuja kameroita, jotka panoroivat useiden kokousten osallistujien ottamista ja seuraavat visuaalisesti yksittäisten kaiuttimien ääniä. Ne voivat myös yhdistää muihin tietokonelaitteisiin, jotta visuaaliset esitysapuvälineet voidaan sisällyttää videonäyttöön kokouksen aikana. Pieni määrä mobiililaitteita pystyy käyttämään tätä tekniikkaa, ja ne vaativat nopean internetyhteyden, joka voi lähettää suuria paketteja visuaalista dataa kahden yhdistetyn puhelimen välillä, jotka molemmat on varustettu tällä ominaisuudella.
Videoneuvottelupuhelimen avulla käyttäjät voivat keskustella reaaliajassa kasvokkain käyttämällä erityisesti varustettuja videokameroita. Nämä kamerat ovat yhteydessä suoraan konferenssipuhelimiin, jotka ovat joko mobiililaitteita, ja ne on kytketty kiinteästi maaverkkoon. Edellyttää myös nopeaa Internet -yhteyttä, joko langallista tai langatonta, joka mahdollistaa videopäivitykset sekunneittain ja ääniviestinnän.
Kamerat, joita käytetään yhdistämään kaikki neuvottelupuheluun osallistuvat osapuolet, voidaan rakentaa suoraan puhelimeen tai ne voivat olla paikallaan ja sijoittaa toissijaisesta näkökulmasta. Yksittäisiä puhelimeen kiinnitettyjä kameroita käytetään yleisemmin yksityisissä toimistoissa, joissa vain yksi henkilö liittyy neuvottelupuheluun tietystä paikasta. Toimistojen ja kokoushuoneiden, jotka yleensä kutsuvat useita jäseniä osallistumaan videoneuvotteluun, tulisi investoida asennettuun kameraan, joka voi katsella koko huonetta erillisestä näkökulmasta ja lähettää ääntä muista osallistujista selvästi. Tämäntyyppinen kamera voidaan varustaa puheseurantaohjelmistolla, joka saa kameran tekemään pieniä muutoksia kokouksen aikana keskittyäkseen puhuviin henkilöihin.
Käyttäjät, jotka yleensä sisältävät visuaalisia tietoja kokouksen aikana, voivat hyötyä videoneuvottelupuhelimen ostamisesta sulautetulla Internet -yhteydellä. Etäinen kannettava tietokone, tietokone tai muistitikku voidaan liittää suoraan tämän tyyppiseen puhelinkantaan. Videoneuvottelun aikana kokouksen johtaja voi siirtyä käyttämään muita esitysmateriaaleja, kuten diaesityksiä, laskentataulukoita ja valokuvia, jotka näytetään kaikilla yhdistetyillä näytöillä. Kun hän on lopettanut näiden materiaalien käytön, hän voi helposti vaihtaa takaisin live -videosyötteeseen.
Vain tietty määrä mobiililaitteita voi toimia videoneuvottelupuhelimena. Tämäntyyppinen matkapuhelinlaite on tyypillisesti litteä, ja puhelimen molemmille puolille on rakennettu kaksi kameraa. Yksi kamera osoittaa ulospäin puhelimen takaosasta ja välittää kuvat päänäyttöön, joka on käyttäjää kohti. Toinen kamera on piilotettu päänäytön yläpuolelle, käyttäjää kohti, ja lähettää kuvat takaisin toissijaiselle laitteelle, johon se on kytketty, neuvottelupuhelun kautta, joka pystyy myös reaaliaikaiseen videolähetykseen. Tällä tavalla käyttäjä voi nähdä päänäytön läpi toisen osapuolen, jolle hän puhuu, ja hän voi samalla tavalla nähdä hänet.
Mobiilivideoneuvottelupuhelimen ostamisesta kiinnostuneiden ostajien kannattaa ensin tarkistaa matkapuhelinoperaattorilta, mitkä puhelimet voivat käyttää tätä ominaisuutta. He voivat myös hyötyä tiedustelusta, sijaitsevatko ne matkapuhelinverkossa, joka pystyy käsittelemään suuren määrän tiedonsiirtoja, joita tarvitaan tämän tyyppisten puheluiden helpottamiseksi. Tyypillinen puhelinkeskustelu käyttää vain rajoitettua kaistanleveyttä kahden osapuolen yhdistämiseen. Visuaalisen komponentin lisääminen edellyttää suurten datapakettien suoratoistamista kahden laitteen välillä erittäin nopealla nopeudella, jotta vältetään videoviiveet, jotka voivat usein heikentää videoneuvottelun tehokkuutta. Lopuksi ostajat voivat valita puhelimen, jolla on suurin kameran megapikselin resoluutio, jotta puhelun aikana lähettämänsä kuvat ovat selkeitä, teräviä ja värikkäitä.