Videoneuvottelut ovat kustannustehokkaita ja niistä on tullut yleinen vaihtoehto kasvokkain pidettäville kokouksille. Avoimen lähdekoodin videoneuvottelut ovat käytäntö, jossa videoneuvotteluihin käytetään avoimen lähdekoodin materiaalia – vapaasti saatavilla olevaa alkuperäistä ohjelmistoa, joka voidaan jakaa uudelleen ja mahdollisesti muokata. Tavallista videoneuvottelua tukee alusta, joka sisältää graafisen käyttöliittymän. Tämän käyttöliittymän muodon ansiosta konferenssin isännät ja osallistujat voivat yleensä hallita esimerkiksi alkuperäistä kokoonpanoa, kaikkia kameroita ja tiedonsiirtoa verkon kautta. Avoimen lähdekoodin videoneuvotteluja voidaan käyttää monenlaiseen vuorovaikutukseen, mukaan lukien kokoukset, luokkaoppitunnit ja esitykset.
Yleensä avoimen lähdekoodin videoneuvotteluohjelmisto voidaan ladata Internetistä ja sitä voidaan käyttää esityksiin tai kokouksiin, joissa kaikki käyttäjät eivät voi tavata henkilökohtaisesti. Avoimen lähdekoodin videoneuvotteluohjelmisto löytyy monilta Internet -sivustoilta. Avoimen lähdekoodin materiaalin lataamisen etuna on, että se on yleensä ilmainen.
Kuten suljetun lähdekoodin videoneuvotteluohjelmisto, myös avoimen lähdekoodin videoneuvotteluohjelmisto voi antaa käyttäjille mahdollisuuden määritellä rooleja, ja jokaisella roolilla on rajoitetut toiminnot ja vastuut. Esimerkiksi joillakin avoimen lähdekoodin videoneuvotteluohjelmistoilla on katsoja- tai oppilasrooli, jossa käyttäjä, jolla on tämä rooli, ei voi hallita esitystä, mutta voi katsella esitystä ja keskustella muiden kanssa. Toisaalta “valvojan” tai “opettajan” rooli voi sisältää toimintoja, kuten esityksen jakamisen ja tiettyjen tiedostojen lataamisen.
Avoimen lähdekoodin videoneuvottelujen järjestäminen edellyttää asianmukaisten laitteiden käyttöä. Ensimmäinen asia, jonka käyttäjä tarvitsee, on laadukas verkkokamera tietokoneeseen yhdistämistä varten. Luotettava Internet -yhteys ja riittävä kaistanleveys ovat myös välttämättömiä onnistuneille videoneuvotteluille. Kun määritetään, minkä tyyppistä neuvottelutyökalua käytetään, on viisasta ajatella sen sallimien suoratoistosyötteiden määrää sekä sitä, onko sillä tekstiviestejä, tiedostonsiirtoa ja istunnon tallennustoimintoja. Toinen näkökohta on se, kuinka paljon ohjelmistokokouksen osallistujien on ladattava tietokoneelle käyttöä varten.
Avoimen lähdekoodin ohjelmistot, mukaan lukien videoneuvotteluohjelmistot, voidaan lisensoida uudelleenjakeluun. Ohjelmiston luojat voivat myös valita, saavatko ohjelmiston luvan muutokseen vai eivät, jakelun yhteydessä. Kaksi tekijää, joita on noudatettava ohjelmiston lisensoimiseksi, sisältävät tekijänoikeusilmoituksen ja kopiointiluvan. Nämä kaksi elementtiä löytyvät yleensä tekstistä jonnekin ohjelmiston käyttäjäsopimuksesta, ja niitä tarvitaan lisenssien saamiseen.