Parhaan videoneuvottelun valitseminen riippuu monista tekijöistä, kuten kuinka moni osallistuu ja mitä tietokoneen käyttöjärjestelmiä nämä ihmiset käyttävät. Lisäksi saatat haluta valita videoneuvotteluyrityksen, joka sallii päivitykset premium -palveluihin, jotta ohjelmistosi voivat kasvaa yrityksesi mukana. Yleensä videoneuvotteluohjelmilla on vähemmän ominaisuuksia ja tukea kuin maksetuilla, mutta ne voivat silti olla arvokas resurssi pienyritykselle. Myös perheet ja ystävät voivat käyttää ilmaisia videoneuvotteluja pitääkseen yhteyttä, kun henkilökohtainen vuorovaikutus ei ole vaihtoehto.
Ilmaiset videoneuvotteluohjelmat eivät yleensä salli yli 10 henkilön tapaamista kerralla. Kahdesta kuuteen ihmistä on yleistä, ja useampia ihmisiä on sallittu, jos ensisijainen käyttäjä päivittää maksulliseen palveluun. Tämä rajoitus voi olla vakava haittapuoli tai jopa kaupan rikkominen yritykselle, mutta se on yleensä täydellinen ei-liike-elämän ihmisille, kuten perheille ja ystäville, kommunikoimiseen. Jos tarvitset ilmaisia videoneuvotteluja noin tusinalle tai useammalle henkilölle, vaihtoehdot voivat olla vähäisiä. Hyvä uutinen on, että videoneuvottelut ovat suhteellisen edullisia maksettaessa palvelusta, joka tukee alle kahta tusinaa ihmistä.
Jotkut ilmaiset videoneuvotteluohjelmat tukevat vain tiettyjä käyttöjärjestelmiä. esimerkiksi Applen® iChat® -pikaviesti- ja video -ohjelma on suunniteltu vain Mac OS® -käyttöjärjestelmää varten. Valtaosa ilmaisista videoneuvotteluohjelmista on tehty joko Windows® -käyttöjärjestelmään tai tukevat kaikkia käyttöjärjestelmiä, mukaan lukien Linux®. Vähemmän ilmaisia videoneuvotteluohjelmia on selainpohjaisia, joten niitä ei tarvitse ladata ja asentaa. Näistä voi olla hyötyä, jos työntekijäsi käyttävät jaettuja tietokoneita tai käyttöjärjestelmää, jota ei tueta laajasti. Niillä on kuitenkin erityisiä haittapuolia, kuten toisinaan alttiimpia yhteyshäiriöille kuin asennetut ohjelmat.
Erityisen hyödyllinen osa joistakin ilmaisista videoneuvotteluohjelmista on mahdollisuus päivittää, saada lisää ominaisuuksia ja saada suurempia huoneita. Tällaisia ohjelmia voidaan käyttää yrityksen kasvun valmisteluun kuukausien tai vuosien kuluessa palvelun käytön aloittamisesta. Tämä mahdollistaa sujuvamman siirtymisen kuin työntekijöiden oppiminen ja viihtyminen uusien videoneuvottelujärjestelmien kanssa. Joitakin ohjelmia voidaan päivittää siten, että ne mahdollistavat kirjaimellisesti satojen ihmisten osallistumisen videoneuvotteluihin samanaikaisesti. Vaikka nämä palvelut ovat yleensä kalliita, niissä on usein paljon ominaisuuksia, joita ilmainen videoneuvotteluohjelma ei tarjoa.