Kanban -järjestelmiä käytetään ilmoittamaan, milloin materiaali on tuotettava tai tilattava ja kuinka paljon sitä tarvitaan. Se on eräänlainen vetojärjestelmä, joka perustuu asiakkaiden kysyntään ja jossa materiaaleja valmistetaan vain silloin, kun niitä tarvitaan. Kanban -järjestelmä on vähärasvainen valmistus, ja se pyrkii siihen, että käsillä ei ole enemmän materiaalia kuin on tarpeen.
Taiichi Ohno kehitti ensimmäiset kanban -järjestelmät Toyota® -valmistuksen käyttöön. 1900 -luvun puolivälissä Ohno tutki supermarketeissa käytettyjä varastostrategioita. Monet supermarketit toimivat itse asiassa kuin kanban -järjestelmä ja niissä on kortteja kaikentyyppisille myydyille tuotteille. Ohno otti supermarketeista oppimansa ja sovelsi sitä valmistukseen.
Myöhemmin Toyota julkaisi kuusi sääntöä kanban -järjestelmän ohjaamiseksi. Useimmat näistä säännöistä koskevat vain sen tilaamista, mitä tarvitaan tuotantomäärän pitämiseksi mahdollisimman vakaana. Aina kun vika havaitaan, se on välittömästi korjattava tai hävitettävä. Jos viallisen tuotteen annetaan mennä kokoonpanolinjalle, se tuhlaa sekä aikaa että rahaa.
Visuaalisia apuvälineitä käytetään kanban -järjestelmissä osoittamaan, milloin tiettyä osaa tarvitaan. Nämä visuaaliset apuvälineet ovat yleensä kanban -kortteja, joissa on osan nimi, kuva, koodi ja tarvittava määrä. Kanban -kortit kiinnitetään usein säiliöön, jossa ne tulevat näkyviin heti, kun määrä saavuttaa kohdan, jossa pitäisi tilata enemmän.
Vakaa kysyntä on melkein vaatimus kanban -järjestelmille. Kausituotteita, kuten lumipukuja tai rantaleluja valmistavien yritysten on mukautettava lukumäärää kauden mukaan. Muuten varastoa on sesongin ulkopuolella ja liian vähän, kun sitä tarvitaan.
Kanban-järjestelmät ovat myös väline oikea-aikaisen valmistuksen (JIT) saavuttamiseksi. JIT -valmistus tapahtuu, kun laitoksella on vakaa tuotantotaso. Kokoonpanolinjalla jokaisen aseman on lopetettava täsmälleen oikeaan aikaan, jotta linja pysyy liikkeessä. Kanban -järjestelmät varmistavat, ettei kukaan koskaan lopu kokonaan materiaalista, joten linja ei koskaan lakkaa liikkumasta.
Vaikka kanban -järjestelmä luotiin alun perin käyttämään kanban -kortteja kullekin tuotteelle, jotkut tuotantolaitokset käyttävät nyt muita kohteita. Muita signaaleja, kuten kanban -neliöitä tai golfpalloja, voidaan käyttää osoittamaan, että työasemalla tarvitaan enemmän materiaalia. Jotkut tuotantolaitokset ovat jopa ottaneet käyttöön elektronisia kanban -järjestelmiä.