Huoltotiedot ovat kirjallisia muistiinpanoja, jotka sisältävät asiakirjoja tietyn laitteen ylläpidosta. Suurimman osan ajasta, kun ihmiset puhuvat tällaisista tietueista teollisessa ympäristössä, he viittaavat virallisiin raportteihin ja tiedostoihin, jotka ovat kaluston omistajien, teollisuuslaitosten haltijoiden tai muiden koneiden parissa työskentelevien liikemiesten säilyttämiä. Asianmukaisen lokin pitämistä mekaanisesta huollosta ja korjauksista näissä skenaarioissa pidetään yleensä hyvänä liiketoimintatapana, ja se voi olla myös laissa edellytettyä. Tietueet ovat erityisen hyödyllisiä ylläpidon hallinnassa, koska ne auttavat yrityksiä varmistamaan laitteidensa hyvässä kunnossa, ja ne tarjoavat myös tavan hallita ja seurata korjaus- ja ennaltaehkäiseviä ylläpitokustannuksia.
Tositteita voivat kuitenkin käyttää myös yksityishenkilöt. Monet ihmiset pitävät yksityiskohtaisia tietoja henkilökohtaisesta autojen huollosta ja voivat myös tallentaa kodinkoneille, kuten ilmastointilaitteille ja varageneraattoreille, suoritettuja huoltopalveluja. Tämä voi yksinkertaistaa tarvittavia korjauksia ja myös tehdä jälleenmyynnistä paljon sujuvampaa.
Miksi heitä pidetään
Asetusten erityispiirteistä riippumatta huoltotietueiden hallinta on usein tärkeää useista syistä. Esimerkiksi huoltoaikataulu voi olla korvaamaton auttaessaan huoltoteknikoita diagnosoimaan koneen tai ajoneuvon toistuvat ongelmat. Lisäksi hyvät tiedot auttavat osastojen johtajia, työntekijöitä ja jopa joskus yksilöitä varmistamaan, että laite toimii valmistajan takuiden mukaisesti. Ne voivat myös auttaa yrityksiä seuraamaan, milloin jokin laite tarvitsee ennaltaehkäisevää huoltoa.
Kaikella tällä on myös arvopohja. Koneiden pitäminen hyvässä toimintakunnossa on yksi parhaista tavoista suojella niitä investointina, ja dokumentointi siitä, että hoito voi tehdä laitteesta toivottavamman, jos se koskaan myydään, koska on todisteita siitä, että se on huollettu asianmukaisesti. Tämä pätee niin yrityksiin kuin yksityishenkilöihin. Käytettyjen autojen myynti on hyvä esimerkki – ihmiset, jotka voivat todistaa yksityiskohtaisilla tiedoilla, kuinka usein autoja on huollettu ja huollettu, voivat usein saada korkeamman hinnan kuin ihmiset, joiden autot näyttävät toimivan hyvin, mutta tulevat vain suullisesti.
Huolelliset tiedot voivat myös olla puskuri vastuuta vastaan. Jos yritys haastetaan oikeuteen viallisen laitteen takia, yksityiskohtaiset tiedot voivat olla välttämättömiä yrityksen asian tueksi ja osoittamaan esimerkiksi, että asianmukaista huolellisuutta on noudatettu.
Pääelementit ja perusvaatimukset
Henkilökohtaiset tiedot ovat yleensä helpoimpia pitää, ja ne ovat yleensä vähän enemmän kuin tiedosto, joka sisältää kuitit ja diagnostiikkaraportit ajoneuvon öljynvaihdosta, huollosta ja korjauksista. Yleensä mukana ovat myös kaikkien vaadittujen turvallisuustarkastusten tai päästötestien tulokset. Tällaiset raportit voivat olla melko epävirallisia; Pääidea on pitää kirjaa siitä, mitä koneelle tapahtui ja milloin. Ne voivat olla yhtä yksinkertaisia kuin muistikirja, jota pidetään koneen lähellä, tai digitoitu laskentataulukko, jossa on skannattuja raportteja ja erikoistietoja.
Liiketoimintalähtöisen huoltosuunnitelman kehittämisprosessi on usein hieman virallisempi. Ensinnäkin yritys tekee yleensä inventaarin kaikista laitteistaan. Kaikki kohteet, jotka on tarkastettava tai korjattava määräajoin, on sisällytettävä tähän luetteloon ja niille on annettava seurantanumero. Huolto -ohjelmistot voivat osoittautua arvokkaiksi auttamaan yrityksiä järjestämään kaikki nämä tiedot. Olipa tiedot dokumentoitu sähköisesti tai paperiversiona, yleensä pidetään hyvänä käytäntönä säilyttää varmuuskopio jossakin, jos tiedot katoavat tai tuhoutuvat vahingossa.
päivitykset
Inventaarion valmistuttua tietueet on yksinkertaisesti päivitettävä aina, kun työtä tehdään. Yleensä tietueissa tulisi dokumentoida, minkä tyyppinen työ tehtiin ja milloin se tehtiin, sekä kuka sen tosiasiallisesti suoritti. Kun tarkastuksia tai laitteiden testauksia suoritetaan, kirjanpidon tulee heijastaa, onko tarkastus tai testaus noudattanut valmistajan ohjeita ja yrityksen toimintatapoja. Työhön ja osiin liittyvät kulut voidaan myös dokumentoida avustamaan osastoja budjetin ennustamisessa.
Tehdasasetukset
Huoltotietueiden käyttö on erityisen tärkeää tehdasasetuksissa, joissa päivittäin käytetään paljon kalliita koneita. Nämä tietueet voivat auttaa varmistamaan, että kaikki asianmukaiset laitteiden huollot tai laitosten huollot on saatu päätökseen, jotta laitoksen toiminta sujuu sujuvasti. Esimerkiksi huoltoloki, joka sisältää yksityiskohtaiset tiedot korjauksista tai huoltotoimenpiteistä, voidaan pitää tehdaskoneessa. Tämä loki voi auttaa välttämään onnettomuuksia tai laitosten sammutuksia, jotka johtuvat viallisista laitteista.
Autoteollisuus ja ilmailu
Lokit ovat myös todella yleinen osa kaluston ylläpitoa. Esimerkiksi yritysten, jotka vuokraavat tai omistavat suuria kuorma -autoryhmiä, on usein seurattava tarkasti, mitkä ajoneuvot on korjattava tai mahdollisesti tarvitsevat huoltoa, ennen kuin ne lähetetään pitkille matkoille tai toimituspuheluille. Sama pätee lentokalusto -operaattoreihin; Lentoyhtiöt ja kaupalliset suihkukoneet ovat usein lain mukaan velvollisia pitämään kirjaa kaikista rutiinihuoltoista ja korjauksista, koska tämä voi auttaa estämään onnettomuuksia ja ongelmia lennon aikana.