Rakennusasiakirjat sisältävät kaikki rakennussuunnitelmat, eritelmät ja tositteet, joita on käytetty rakennusprojektin valmistumisen aikana. Näillä asiakirjoilla on useita tarkoituksia. Ensinnäkin ne auttavat kääntämään tarpeet omistajalle tai kehittäjälle rakennettavaan muotoon, joka voidaan ymmärtää yleisesti rakennusalalla. Toiseksi niiden avulla omistaja voi tehdä hankkeen tarjouksen ja saada luvat paikallisilta viranomaisilta. Ne antavat myös urakoitsijalle kattavat ohjeet siitä, miten hanke tulee rakentaa.
Asiakirjasarjan luominen alkaa omistajasta tai kehittäjästä. Tähän voi kuulua koulupiiri, sairaala, myymälän ylläpitäjä tai valtion virasto. Kun yksi omistajista tarvitsee uuden rakennuksen, hän lähestyy arkkitehtiä aloittaakseen suunnittelun. Arkkitehti laatii useita rakennussuunnitelmia, joita omistaja muuttaa ja hyväksyy jokaisessa vaiheessa ennen suunnittelun jatkamista. Lopullista kokonaista suunnitelmaa kutsutaan tyypillisesti “100% rakennusasiakirjoiksi” tai yksinkertaisesti “CD -levyiksi”.
Joukko valmiita asiakirjoja koostuu kahdesta kolmeen osaan. Suurin on joukko rakennussuunnitelmia tai piirustuksia, jotka voivat vaihdella yhdestä arkista satoihin sivuihin ja sisältävät kaiken pohjapiirustuksista valmiisiin valintoihin. Keskikokoisen hankkeen suunnitelmat jaetaan yleensä useisiin osiin. Suunnitelmat alkavat arkkitehtonisilla piirustuksilla ja korotuksilla, joita seuraavat rakenne-, mekaaniset ja sähköpiirustukset.
Toinen komponentti, joka tavallisesti sisältyy rakennusasiakirjoihin, on tekninen käsikirja tai “tekninen kirja”. Tekniset tiedot ovat kirjallinen projektiopas, joka kattaa materiaalit ja menetelmät, joita tulee käyttää projektin rakentamisessa. Ne, jotka ovat uusia rakennusalalla, usein unohtavat teknisen kirjan ja keskittyvät yksinomaan piirustuksiin. Tätä toimenpidettä tulisi välttää, koska käsikirja sisältää usein tietoja, joita ei löydy suunnitelmista.
Useimmissa tapauksissa omistaja tai arkkitehti muuttaa valmistunutta asiakirjasarjaa jollakin tavalla projektin rakentamisen aikana. Viralliset muutokset annetaan muutostiedotteiden, lisäohjeiden ja muutosohjeiden muodossa. Näistä kirjallisista muutoksista tulee virallinen osa asiakirjoja, ja niitä on pidettävä sarjan kolmannena osana.
Kun arkkitehti on antanut valmiit rakennusasiakirjat ja omistaja on hyväksynyt ne, se on valmis tarjoukseen. Omistaja toimittaa piirustukset kiinnostuneille urakoitsijoille, jotka arvioivat työn kustannukset. Useimmissa tapauksissa halvimman tarjouksen tekijä saa hankkeen, mutta joskus aikataululla tai suhteilla voi olla myös vaikutusta.