Suunnittelukirja on pohjimmiltaan kaikenlainen sidottu kirja, joka sisältää muistiinpanoja, tietoja, laskelmia ja muuta tietoa, joka perustuu erilaisten testien tai kokeiden ensikäden havaintoihin. Useimmat ammattitaitoiset insinöörit pitävät tällaisia lokkeja itsestäänselvyytenä työssään. Sisältö on väistämättä hieman erilainen riippuen tieteenalojen erityispiirteistä; rakennusinsinöörillä, joka keskittyy rakennusten suunnitteluun ja tukeen, on erilaisia heijastuksia ja laskelmia kuin jollakin, jonka painopiste on esimerkiksi teillä, ilmailuteollisuudessa tai raskaissa koneissa. Aivan sama, on olemassa useita tallennusstandardeja, joita sovelletaan enemmän tai vähemmän kaikkialla. Huolellinen muistiinpanojen tekeminen on usein välttämätöntä useimpien hankkeiden onnistumiselle tai epäonnistumiselle, ja yhtenäiset ja hyvin arkistoidut muistiinpanot voivat auttaa johtajia seuraamaan edistymistä ja tunnistamaan ongelmia. Joissakin tapauksissa nämä muistikirjat ovat myös tärkeä osa oikeudellisia oikeudenkäyntejä, erityisesti tapauksissa, joissa on kiistanalainen vastuu onnettomuuksista tai mekaanisista vioista.
Päätarkoitus
Tämän tyyppisten muistikirjojen ensisijainen tarkoitus on tarjota peräkkäisiä kirjallisia asiakirjoja insinöörin tai insinööritiimin ponnisteluista tietyssä projektissa. Se tarjoaa tärkeitä tietoja insinöörin tai keksijän työstä, ja sitä voidaan yleensä pitää teknisen päiväkirjan vastineena. Tässä ominaisuudessa sillä on useita tärkeitä toimintoja. Tekninen muistikirja yhdistää tiedot helposti saataville, jotta kirjoittaja voi esimerkiksi vahvistaa johtopäätökset, tiedot tai päivämäärät. Se voi myös paljastaa aiempia suuntauksia ja antaa hyödyllistä tietoa arvioitaessa tulevien hankkeiden aikaa tai vaivaa. Joissakin tapauksissa se voi myös tarjota muistin virkistystä tutkituille tosiseikoille tai tutkimuspolkuille ja voi perustella tulevia päätöksiä tai toimintatapoja.
Tallennuksen perusteet
Yleensä kaikki tiedot on tallennettava suoraan muistikirjaan aikajärjestyksessä, mukaan lukien muistiinpanot ja laskelmat, joissa on mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Kokeita ja keksintöjä varten on yleensä annettava nimenomaiset yksityiskohdat ja päivämäärät idean alkuperästä sekä yksityiskohtaiset tiedot kehitysprosessista ja tavoista, joilla löydöt tehtiin.
Tietojen tallentaminen on usein yhtä tärkeää kuin tiedot itse. Tieteellisesti hyväksytyt ohjeet edellyttävät yleensä, että muistikirja on sidottava ja sivut on numeroitava jatkuvuuden varmistamiseksi. Tekijän on tehtävä kaikki merkinnät pysyvällä musteella, ja ne on allekirjoitettava ja päivätty selkeästi. Tyhjiä sivuja tai välilyöntejä ei saa säilyttää, eikä sivuja saa koskaan poistaa; virheet voidaan poistaa yhdellä rivillä, ja pienen, päivättyjen merkintöjen pitäisi viitata sivulle, jolla korjaus sijaitsee. Tarvittaessa esineet voidaan nauhoittaa muistikirjaan käsin kirjoitetulla päivämäärällä ja otsikolla.
Ensisijainen sisältö
Ei ole olemassa universaaleja vaatimuksia, kun on kyse siitä, mitä insinööri -muistikirjan on sisällettävä, ja paljon riippuu yksittäisestä ammattilaisesta sekä hänen tietyn kurinalaisuutensa normeista. Joskus näitä säilytetään enemmän tai vähemmän henkilökohtaisista syistä, kuten usein tapahtuu keksijöiden ja ihmisten kanssa, jotka työskentelevät pienissä yrityksissä tai freelance -periaatteella. Näissä asetuksissa lehdet voivat tuottaa kirjaa aiemmista töistä paljon samalla tavalla kuin portfolio voisi, ja voivat auttaa henkilöä seuraamaan ajatusprosesseja ja havaintoja niiden tapahtuessa.
Suuremmissa yrityksissä ja ammattitaitoisissa insinöörijärjestöissä johtajilla ja projektipäälliköillä on usein erityisvaatimuksia asioista, jotka insinööritiimin ihmisten on tallennettava. Yksityiskohdat ovat yleensä erittäin tärkeitä. Insinöörin huomautukset sisältyvät yleensä siihen, miten projekti tai keksintö toimii, kokeellisia havaintoja, tuloksia ja muita erityisiä asioita.
Joissakin tilanteissa tärkeän tapahtuman tai löydöksen on ehkä todennettava tehdyn työn todistaja, joka ei ole keksijä. Näin on usein silloin, kun insinöörit pyrkivät saamaan luomuksilleen patenttisuojan. Näissä tapauksissa todistajien on yleensä tehtävä omat merkinnänsä muistikirjaan ja allekirjoitettava sitten “Julkaistu ja ymmärretty” -lauseke asianomaisilla sivuilla.
Oikeudelliset seuraamukset
Tekniset muistikirjat haastetaan joskus todisteeksi tuomioistuimessa, ja siksi on erittäin tärkeää, että ne säilytetään standardoidulla ja yhtenäisellä tavalla. Tuomioistuimet ovat yleensä eniten kiinnostuneita merkinnöistä, kun ne kuvailevat kokeita tai keksintöjä, jotka ovat suojattuja, usein patentilla; ne voivat olla hyödyllisiä myös kiistanalaisessa omistuksessa. Vastuutapauksissa tuomioistuin voi etsiä muistikirjoista todisteita siitä, noudattivatko insinöörit asianmukaista protokollaa, usein keinona varmistaa, johtuivatko lopputuotteeseen liittyvät ongelmat teknikon huolimattomuudesta tai virheellisistä menettelyistä alkuvaiheessa.