Pöytäkirja (lyhenne ptk.) on kokouksesta tai virallisesta toimituksesta laadittu määrämuotoinen selostus.
Mikä on Päätöspöytäkirjan ja Selostuspöytäkirjan ero?
Päätöspöytäkirjaan kirjataan tehdyt päätökset ilman perusteluja ja muita kommentteja. Tämä on ns. minimipöytäkirja. Selostuspöytäkirjaan kirjataan pääesitys, keskustelussa tehdyt esitykset lyhyine perusteluineen, äänestys tai vaali sekä päätös.
Mitä asioita pitää kirjoittaa kokouksen pöytäkirjaan?
Yhdistyksen ja kokoontuneen ryhmän nimi. Kokouksen aihe, ajankohta ja paikka. Läsnäolijat (esimerkiksi erillisenä liitteenä, tarvittaessa myös saapumis- ja poistumismerkinnät) Järjestäytyminen eli kokouksen toimihenkilöt. Päätöksenteon eri asioista . Allekirjoitukset ja tarkastusmerkintä
Mitä vaiheita kokoukseen yleensä kuuluu?
Näitä ovat kokouksen avaus, laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, tarvittaessa kokousvirkailijoiden valitseminen eli järjestäytyminen, esityslistan hyväksyminen sekä tarvittaessa edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen (ellei erikseen ole valittu pöytäkirjantarkastajia).
Kuka allekirjoittaa kokouksen pöytäkirjan?
Pöytäkirjan laatimisesta ja oikeellisuudesta vastaa kokouksen puheenjohtaja. Vaikka käytännössä usein onkin niin, että kokouksen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, sen sisällöstä silti vastaa puheenjohtaja. Puheenjohtaja varmentaa allekirjoituksellaan pöytäkirjan.
Mikä on asiakirja joka lähetetään kokouksen jälkeen?
Kokouksesta tehdään useimmiten päätöspöytäkirja, jossa tuodaan esille mahdolliset päätöksen ja äänestykset. Pöytäkirjan tulee olla kaikkien yhdistyksen jäsenten saatavilla.
Voiko kokouksen sihteeri olla Pöytäkirjantarkastaja?
Varsinkin pienimuotoisissa kokouksissa samalla henkilöllä on monesti eri rooleja; esimerkiksi pöytäkirjantarkastaja voi toimia myös sihteerinä.
Kuka tarkastaa pöytäkirjan?
Tavallisesti pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan kaksi toimielimen jäsentä. Pöytäkirjan tarkastajina toimivat yleensä toimielimen jäsenet vuorollaan. Jos pöytäkirjan tarkastajat eivät hyväksy pöytäkirjaa, se tarkastetaan toimielimen seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjan tarkastamisella on tärkeä oikeusvaikutus.
Voiko puheenjohtaja keskeyttää kokouksen?
Puheenjohtajalla on oikeus rajoittaa tai keskeyttää keskustelupuheenvuoro, jos kokouksessa käytetään liian pitkiä tai asiaankuulumattomia puheenvuoroja tai jos jotkut osallistujat käyttävät puheenvuoroja liian usein.
Pitääkö Pöytäkirjanote allekirjoittaa?
Pöytäkirjanotteen ei tarvitse olla puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajien allekirjoittama. Riittää, kun se on oikeaksi todistettu osakopio allekirjoitetusta pöytäkirjasta.