Kun sähköisen viestinnän käyttö on yleistynyt kaikenkokoisille yrityksille, myös IT -osastojen perustamisen ja henkilöstön tarve on lisääntynyt kaikissa yrityksissä, jotka käyttävät puhelin- ja Internet -laitteita liiketoiminnan harjoittamiseen. Tässä on perustietoja IT -osastosta ja siitä, miten se voi toimia sekä luovana että käytännön osana mitä tahansa liiketoimintaa.
Tietotekniikan tarkoituksena on mahdollistaa tehokkaimmat ja pätevimmät sähköisen viestinnän muodot. Tämä viestintä voi tapahtua puhelimitse, kuten pisteestä puhelimeen tai äänipuhelu. Niitä voidaan myös tarjota video- ja verkkoneuvotteluina, sisäisenä viestintänä, kuten yleisinä verkkoasemina tai palvelimen käyttöoikeutena, ja ulkoisina laitteina, kuten sähköpostina, joka lähetetään suojatun palvelimen kautta. On selvää, että organisaatiossa on oltava joku, joka ymmärtää, miten nämä viestintämuodot toimivat, ja voi varmistaa, että ne pysyvät aina asianmukaisessa toimintakunnossa. Tässä tulee esiin IT -osaston käsite.
Pohjimmiltaan IT -osasto on kokoelma henkilöitä, jotka ovat asiantuntijoita kaikenlaisessa sähköisessä viestinnässä. Sen lisäksi, että IT -osasto ymmärtää, mitä sähköisen tiedon, visuaalisen ja ääniviestinnän muotoja on saatavilla, se pystyy arvioimaan saatavilla olevia palveluja ja määrittämään, mitkä palvelut ja myyjät voivat tarjota yritykselle parasta laitetta ja palvelutukea. Sen lisäksi, että IT -osasto tekee päätöksiä siitä, mitä laitteita käyttää ja minkä toimittajien kanssa työskennellä, se valvoo myös yrityksen kaikkien sähköisten viestintälaitteiden päivittäistä toimintaa.
Kaikkien laitteiden valvonta käsittäisi verkon käytön määrittämisen, olemassa olevien työasemien määrittämisen ja muuttamisen sekä käyttöoikeuksien myöntämisen eri tasoilla yrityksen avainhenkilöille. Osaava tietotekniikka myös varmistaisi toimivan hätäpalautusvarmuuskopion siinä tapauksessa, että jokin verkon osa epäonnistuu. Parhaat IT -osastojen tiimit ymmärtävät verkon redundanssin merkityksen yrityksen terveelle toiminnalle.
Monissa yrityksissä IT -osastolla tehdään lopullinen päätös neuvottelupuheluntarjoajien valinnasta, verkkosivustojen ylläpidosta, ensisijaisten ja varapalvelimien valinnasta ja jopa paikallis- ja kaukopuhelupalveluntarjoajan valinnasta. Sen varmistamiseksi, että yrityksellä on käytettävissään parhaat viestintäresurssit, mihin sillä on varaa, IT -osasto on paljon enemmän kuin vain joukko ihmisiä, jotka ilmestyvät, kun tietokoneesi kaatuu. IT -osastolla on arvokas rooli kaikkien muiden osastojen tuottavuuden ja menestyksen saavuttamisessa.