Monet ihmiset luovat sähköpostiohjelmiinsa suurikokoisen sähköpostikansion vähentääkseen roskapostin tai roskapostin määrää, joka voi tiivistää postilaatikkosi. Roskapostisuodattimien avulla tämä voi vähentää huomattavasti roskapostin käsittelyyn kuluvaa aikaa, mutta roskapostisuodattimet eivät ole tyhjentäviä – jotkut sähköpostiviestit, jotka haluat saada postilaatikkoosi, saatetaan lähettää virheellisesti roskaposti- tai joukkopostikansioon. Et halua, että perheenjäseniltä tulevat viestit, luettelopalvelut, jotka tilaat, tai yrityssähköposti eivät “häviä” joukkopostikansioon. Lisäksi sinun ei pitäisi vaeltaa tällaisen kansion läpi löytääksesi tärkeät asiat.
Sähköpostisuodattimien yleistymisestä huolimatta on olemassa hyvin yksinkertaisia tapoja estää hyviä sähköpostiviestejä tallentamasta joukkosähköpostikansioosi. Sähköpostiohjelmasi voi merkitä sähköpostin roskapostiksi tai ei roskapostiksi. Kun merkitset sähköpostin “ei roskapostiksi”, se päätyy postilaatikkoosi eikä joukkopostikansioon. Tee tämä ajan mittaan, ja roskapostisuodattimesi on opittava tietämään, että tämäntyyppinen sähköposti ei ole roskapostia.
Toinen asia, jonka avulla voit estää hyviä sähköpostiviestejä saamasta väärin joukkolähetyskansioosi, on varmistaa, että osoitekirjasi sisältää sähköpostiosoitteet, joista odotat vastaanottavasi sähköpostia. Useimmat sähköpostipalveluntarjoajat pitävät kätevää osoitekirjaa, johon voit tallentaa tärkeät sähköpostiosoitteet. Varmista, että osoitekirjaasi kuuluu perheen, ystävien, suosikkiluettelopalvelujen ja liikekumppaneiden sähköpostiosoitteet, ja sinun pitäisi pystyä vähentämään väärien tiedostojen määrää.
Jos etsit työtä ja lähetät ansioluetteloita eri sähköpostiosoitteisiin, voit lisätä nämä osoitteet ainakin väliaikaisesti osoiteluetteloosi. Voit aina poistaa ne myöhemmin, jos et kuule yrityksestä.
Näiden kahden yksinkertaisen vaiheen yhdessä pitäisi auttaa vähentämään suurinta osaa ongelmista, jotka liittyvät sähköpostiviestien virheelliseen lähettämiseen joukkolähetyskansioon. Silti sähköpostipalveluohjelmilla ja roskapostisuodattimilla on erilaisia ominaisuuksia. Jos nämä ratkaisut eivät toimi, tarkista sähköpostiohjelmasi vaihtoehdoista, onko sähköpostipalveluntarjoajallasi muita ehdotuksia.
Toinen asia, jonka voit tehdä, jonka useimmat sähköpostiohjelmat ja Internet -palveluntarjoajat sallivat, on “tyhjän” sähköpostiosoitteen määrittäminen. Tällä tavalla, jos sinulta pyydetään sähköpostiosoitettasi rekisteröitymään tiettyihin yrityksiin, annat “dummy” -osoitteen varsinaisen sähköpostisi sijaan, jonka annat vain niille, joilta haluat saada postia. Suurin osa roskapostista, mainoksista ja vastaavista päätyy nuken osoitteen joukkokansioon sen sijaan, että ne osoitettaisiin oikeaan osoitteeseesi.
Kun etsit työtä, etenkin craigslistin kaltaisilla sivustoilla, et usein tiedä, mitä sähköpostiosoitetta etsit vastausviesteistä. Koska jotkut työtarjoukset voivat olla huijauksia, on suositeltavaa, että et lähetä ansioluetteloja anonyymin craigslist -sähköpostin kautta. Ota sen sijaan yhteyttä kyseiseen henkilöön ja pyydä yrityksen sähköpostiosoitetta ennen ansioluettelon lähettämistä ja lisää sitten tämä osoite osoiteluetteloosi.