Koulutusportaali on erityisesti suunniteltu verkkosivusto, joka tarjoaa lukuisia koulutuspalveluja. Termiä portaali käytettiin historiallisesti kuvaamaan useiden lastaus- ja purkutoimien satamaa tai sijaintia. Sitä käytetään nyt laajimmin kuvaamaan monitoimista verkkosivustoa, joka sisältää julkisia ja yksityisiä osioita, tiedonhaku- ja lähetystyökaluja, henkilökohtaista sisältöä ja usein linkkejä tai yhteyksiä koulutukseen liittyviin järjestelmiin tai palveluihin.
Mahdollisuus tarjota henkilökohtaista, käyttäjäkohtaista sisältöä on keskeinen osa koulutusportaalin ydintoimintoja. Tämän tyyppisen verkkosivustorakenteen tukemiseen tarvittava tekniikka tuli laajalti saataville 1990 -luvun puolivälissä, kun käyttäjien hallintatoiminnot tulivat osaksi verkkopalvelinta. Sisältö voidaan tarjota kahdella tavalla: sarja mallilomakkeita tai sisällönhallintaratkaisun käyttö.
Julkinen verkkosivusto tarjoaa tyypillisesti erilaisia yleisiä tietoja koulusta, ohjelmista, kurssista, historiasta ja sisäänpääsyistä. Käyttäjiä kannustetaan käyttämään verkkosivustoa sen sijaan, että he ottavat suoraan yhteyttä kouluun saadakseen yleistä tietoa. Sisällönhallinta vastaa tarkan, osuvan ja helposti löydettävän sisällön tarkistamisesta ja julkaisemisesta.
Rekisteröidyille opiskelijoille annetaan yksilöllinen käyttäjätunnus ja salasana, joilla he voivat kirjautua verkkosivuston yksityiselle alueelle. Tässä tarjotaan henkilökohtaista sisältöä, joka perustuu tietokantaan tai vastaavaan työkaluun, joka sisältää opiskelijoiden tiedot. Esimerkiksi opiskelijat voivat kirjautua koulunsa koulutusportaaliin ja nähdä nykyiset kurssinsa, opinto -ohjelmansa, maksunsa ja muut asiaankuuluvat tiedot. Annettujen tietojen syvyys ja laajuus vaihtelee suuresti ja on usein sidoksissa koulun järjestelmäarkkitehtuuriin.
Tietoportaalin luominen ja ylläpito on uutta teknologista kehitystä ja on johtanut uusien työpaikkojen ja urapolkujen luomiseen. Koulutusportaalin muodostamiseen tarvitaan kaksi osaamisaluetta: tietokonejärjestelmät ja sisällönhallinta. Tämäntyyppinen verkkosivusto vaatii erillisen verkkopalvelimen, joka voi tukea sekä julkisia että yksityisiä osioita. Tarvitaan mekanismi tai ohjelma, jolla voidaan hallita käyttäjätunnuksia ja salasanoja koskevia pyyntöjä, sekä mahdollisuus muistuttaa käyttäjiä heidän salasanoistaan tai sallia heidän vaihtaa salasana.
Peruskäyttäjien hallinnan lisäksi verkkosivuston yksityisellä osiolla on yleensä yhteys joko oppilasjärjestelmään tai järjestelmän tietoihin. Nämä tiedot vaativat lisäsuojaa opiskelijoiden yksityisyyden suojaamiseksi ja luvattoman pääsyn estämiseksi. Näiden työkalujen käyttöönottoon ja ylläpitoon tarvitaan erityiskoulutettua turvallisuus- ja infrastruktuurihenkilöstöä.
Sisällönhallinnalla tarkoitetaan kaikkea tekstiä, kuvia, tiedostoja ja tietoja, jotka annetaan käyttäjille koulutusportaalin kautta. Monissa organisaatioissa sivuston järjestelmänvalvoja kirjautuu verkkosivustolle yksilöllisillä tilitiedoillaan ja pystyy ylläpitämään tai lisäämään sisältöä verkkosivustoille, sekä julkisia että yksityisiä. Tämä rooli on ratkaisevan tärkeä verkkosivuston toimivuuden ja käyttäjien tarpeiden täyttämisen kannalta.