Internet -palveluntarjoajasi (ISP) määrittää tavallisesti sähköpostiosoitteet, mutta sähköpostiosoitteen voi saada myös verkkosivustopalvelun kautta. Tätä kutsutaan verkkopohjaiseksi sähköpostiksi.
Useimmat ihmiset tuntevat sähköpostiasiakkaidensa asettamisen vastaanottamaan sähköpostia Internet -palveluntarjoajansa kautta. Asiakas pyytää POP -palvelinta (Post Office Protocol) postin vastaanottamista varten ja SMTP -palvelinta (Standard Mail Transfer Protocol) postin lähettämistä varten. Useimpia sähköpostiohjelmia voidaan kuitenkin käyttää myös verkkopohjaisen sähköpostin keräämiseen määrittämällä asiakas muodostamaan yhteyden IMAP -palvelimeen (Internet Message Access Protocol). IMAP -palvelin on osa isäntäpakettia. Siitä huolimatta yleisempi tapa käyttää tätä sähköpostia on käyttää selainta.
Verkkopohjaisella sähköpostilla on etunsa matkustaville. Sähköpostin voi kerätä yksinkertaisesti käymällä verkkosivustolla, kieltämällä sähköpostiohjelman tarpeen tai kirjautumalla kotoa. Missä tahansa julkinen päätelaite, jossa on Internet -yhteys – kirjastosta kahvilaan lentokentälle tai hotelliin – voi tarkistaa, lähettää ja vastaanottaa sähköpostia nopeasti ja helposti.
Toinen tämän tyyppisen sähköpostin etu on, että se tarjoaa vaihtoehtoisen osoitteen, jonka avulla voit varata Internet -palveluntarjoajan osoitteen henkilökohtaiseen käyttöön. Jos haluat tilata uutiskirjeen, kirjoittaa piirustuksen, rekisteröityä verkkosivustolle, osallistua keskusteluihin tai lähettää palautetta sivustolle, web -pohjainen sähköpostiosoite on täydellinen vastaus. Se säilyttää ei-henkilökohtaisen postin palvelimella, jotta voit tarkistaa sen milloin haluat, sen sijaan, että täytät yksityisen sähköpostilaatikkosi.
Verkkosivustot jakavat usein heille annettuja tietoja, mutta Web -sähköpostiosoitteen antaminen tarkoittaa, että roskapostit ohjataan tälle kertakäyttöiselle tilille henkilökohtaisen tilisi sijasta. Jos myöhemmin menetät kiinnostuksesi tähän osoitteeseen liittyviin yhteyksiin, voit sulkea tai hylätä sen (kuten käytäntö määrää) ilman seurauksia tavalliseen sähköpostiosoitteeseesi. Lyhyesti sanottuna tällainen sähköpostiosoite voi auttaa pitämään Internet -palveluntarjoajasi postilaatikon siistinä samalla, kun se antaa sinulle joustavuuden käyttää Internet -toimintoja, jotka edellyttävät osoitetta.
Useimmilla tileillä on tallennustilaraja, yleensä enemmän kuin keskimääräinen henkilö tarvitsee. Kuvia, soittoääniä, MP3 -tiedostoja tai graafisia tiedostoja voidaan säilyttää täällä, mikä säästää tilaa kotisi kiintolevylle.
Verkkopohjaisessa sähköpostissa on kuitenkin myös joitain haittoja. Turvallisuus ja yksityisyys ovat suurimmat ongelmat. Useimmat sivustot ilmoittavat tietosuojakäytännössä nimenomaisesti, että yksityisyyttä ei odoteta, vaikka muissa käytännön osissa todetaan, että sivuston tavoitteena on yksityisyyden suojaaminen. Palvelimen turvallisuus on myös epävarmempi verrattuna Internet -palveluntarjoajaan, jolle maksat palkkion sopimuksellisella lupauksella tarjota perustason suojaus. Siksi ei ole järkevää yleisesti ottaen käyttää verkkopohjaista sähköpostia mihinkään yksityiseen kirjeenvaihtoon tai käyttää sitä palveluihin, jotka lähettävät sinulle arkaluontoisia tietoja.
Monet verkkopohjaiset sähköpostipalvelut ovat ilmaisia, mutta usein hintalappu maksetaan mainoksissa, jotka sotkevat ja hidastavat käyttöliittymää. Muut palveluntarjoajat sisältävät pienen tunnistelauseen jokaisen lähetetyn sähköpostin loppuun. Nämä palvelut tarjoavat yleensä maksullisia premium -tilejä, jotka eivät sisällä tunnisteita tai mainoksia.
Ihmisillä, joilla on omat verkkotunnukset, saattaa olla myös verkkopohjainen sähköposti isännän paketista riippuen. Tämän tyyppisissä tileissä on usein myös POP- ja SMTP -palvelimet.