Ilmoitusjärjestelmä on joukko protokollia ja menettelyjä, jotka voivat koskea sekä ihmisiä että tietokoneen osia. Näiden järjestelmien tarkoituksena on tuottaa ja lähettää oikea -aikaisia viestejä henkilölle tai ihmisryhmälle. Yksinkertaiset ilmoitusjärjestelmät käyttävät yhtä viestintätapaa, kuten sähköpostia tai tekstiviestiä. Monimutkaisemmat järjestelmät, jotka on suunniteltu lähettämään kriittistä tietoa, käyttävät tyypillisesti muita viestintämenetelmiä ja voivat sisältää myös inhimillisiä elementtejä sen varmistamiseksi, että jokainen henkilö todella vastaanottaa viestin. Valtion virastojen ylläpitämät hätäilmoitusjärjestelmät voivat hyödyntää puhelinjärjestelmää, televisiolähetyksiä ja monenlaisia muita viestintämenetelmiä.
Ilmoitusjärjestelmän päätarkoitus varoittaa henkilöä tietyn tapahtuman tapahtumisesta. Esimerkki yksinkertaisesta ilmoitusjärjestelmästä on, miten käyttäjä voi määrittää verkkosivuston lähettämään sähköpostin päivityksen tai muun vastaavan tapahtuman yhteydessä. Tietokoneet, puhelimet ja muut laitteet käyttävät yksinkertaisia ilmoitusjärjestelmiä varoittamaan käyttäjiä saapuvista tekstiviesteistä, sähköposteista ja muista tapahtumista. Useimmissa näistä järjestelmistä on vain yksi ilmoitusmenetelmä, varsinkin jos välitettäviä tietoja ei pidetä kriittisinä.
Monimutkaisempia ilmoitusjärjestelmiä käytetään tyypillisesti tilanteissa, joissa on erittäin tärkeää, että ihmisiin otetaan yhteyttä välittömästi. Monet yritykset käyttävät jonkinlaista edistynyttä ilmoitusjärjestelmää varmistaakseen, että kriittiset työntekijät ovat aina tavoitettavissa. Jos hätätilanne vaatii yhden tai useamman työntekijän huomion, ilmoitusjärjestelmä voidaan aktivoida. Ensimmäinen yhteydenotto tehdään yleensä tekstiviestillä, sähköpostilla tai puhelimitse. Jos ensimmäinen yhteydenotto epäonnistuu, jotkin järjestelmät voivat sitten siirtyä muihin työntekijöihin, jotka voivat ehkä ratkaista tilanteen.
Hallitukset käyttävät myös monimutkaisia ilmoitusjärjestelmiä varoittaakseen kansalaisia tulevista katastrofeista tai muista tärkeistä tapahtumista. Kaksi menetelmää, jotka usein sisällytetään tämän tyyppiseen ilmoitusjärjestelmään, ovat televisiolähetykset ja puhelinjärjestelmät. Joissakin tapauksissa hätäpuhelinjärjestelmää voidaan käyttää soittamaan tietyn alueen asukkaille, mutta tämä ei välttämättä varoita ihmisiä, joilla ei ole lankapuhelimia. Jotkut kunnat ylläpitävät hätäilmoitusjärjestelmän tietokantoja, joiden avulla kansalaiset voivat jättää matkapuhelinnumeronsa, sähköpostiosoitteensa ja muut yhteystiedot. Joskus myös ilmoitusjärjestelmissä on inhimillinen elementti, jolloin ihmisten voidaan odottaa varoittavan ystäviään ja naapureitaan tai jopa tiettyä luetteloa ihmisistä.