Erityisesti käytettynä tietojenkäsittely voi viitata erilliseen vaiheeseen tietojenkäsittelykierroksessa, jossa tietoja hankitaan, syötetään, validoidaan, käsitellään, tallennetaan ja tulostetaan joko vastauksena kyselyihin tai rutiiniraporttien muodossa; käsittely on vaihe, joka järjestää tiedot halutun tuloksen muodostamiseksi. Yleisemmässä mielessä tietojenkäsittely voi viitata myös yhden tai useamman tietojoukon tallentamiseen tai muuhun käsittelyyn, ja se suoritetaan usein tietokoneiden avulla. Sana dataa käytetään yleisesti “informaation” merkitsemiseen ja se viittaa usein suuriin tietomääriin standardoidussa muodossa. Tiedot voivat koostua kirjaimista, numeroista, yhtälöistä, päivämääristä, kuvista ja muusta materiaalista, mutta ne eivät yleensä sisällä kokonaisia sanoja.
Tietojen ja tietojen käsittely
Yksi termin tietojenkäsittely keskeisistä kohdista on, että jotkut käyttävät sitä synonyyminä termiin tietojenkäsittely, kun taas toiset tekevät eron näiden kahden välillä. Useimmissa tapauksissa sanaa data käytetään kuitenkin tuloksen alkuperäiseen muotoon, kun taas informaation on tarkoitus määritellä tiedot, jotka on järjestetty tai muutettu jollakin tavalla. Bureau of Labor Statistics (BLS) julkaisi julkaisussaan Occupational Outlook Handbook, 2010–2011 Edition, merkintä ”Data Entry and Information Processing Workers”. Tässä tehdään ero “datan”, joka on raaka -aine, ja “tiedon” välillä, jotka on käsitelty jonkin verran: näitä kahta käsitellään erillisinä ja tiedot edeltävät tiedot.
Tietojen laskenta
Tietojenkäsittelyssä tietojenkäsittelyä voidaan käyttää viittaamaan ohjelmistosovelluksen käyttöön jonkin tyyppisen syöttötiedon järjestämiseen halutun tuloksen luomiseksi. Tulos voi olla mitä tahansa multimediatiedostosta kuvaan tai tekstitiedostoon. Yleensä sanojen syöttämistä sellaisina kuin niitä ajatellaan, ei pidetä tietojen syöttämisenä, joten tarinan kirjoittaminen tekstinkäsittelyohjelmalla ei olisi todellinen tietojenkäsittelymuoto; Kuukauden tulojen ja menojen syöttäminen laskentataulukko -ohjelmaan ja raportin tulostaminen olisi kuitenkin.
Tietojen käsittelyyn suunniteltuja ohjelmia on runsaasti, ja niiden ominaisuudet vaihtelevat perustason ja erittäin syvällisen välillä. Yksi esimerkki ohjelmasta, joka voi käsitellä tietoja helposti, on Microsoft Excel®, joka on lähinnä laskentataulukko, jota voidaan käyttää tietojen, erityisesti matemaattisten yhtälöiden, järjestämiseen. Ohjelmaa voidaan käyttää hyvin yksinkertaiseen käsittelyyn, tai jos käyttäjä tuntee ohjelman, sitä voidaan käyttää myös syvällisempien tulosten tuottamiseen. Muita käsittelyohjelmia ovat ohjelmat, joita käytetään kirjanpitotietojen järjestämiseen tappioiden tai voittojen määrittämiseksi, maanjäristysten ennustamiseen käytetyt seismiset tiedot ja yritystilastot, jotka auttavat yrityksiä toimimaan tehokkaammin.