DBMS- tai tietokantahallintajärjestelmillä on viisi suurta etua: tietorakenne, valtuutusten hallinta, käsittelynopeus, modulaarinen kehitys ja riippumaton varmuuskopiointitoiminto. DBMS on tietokoneohjelmisto, joka hallinnoi organisaatiota ja pääsyä tietokantaan.
DBMS -järjestelmä mahdollistaa suurten tietomäärien tallentamisen mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Tiedot tallennetaan riippumattomien tietojen luetteloihin. Muita tietojoukkoja voidaan lisätä milloin tahansa. Tietojoukkojen väliset suhteet on määritelty DBMS -järjestelmässä, ja niitä voidaan muuttaa vaikuttamatta tietoihin.
Esimerkiksi yksinkertaisessa tietokannassa on kolme taulukkoa: auton nimet, moottorin koot ja istumapaikat. Raportteja tai kyselyitä voidaan luoda näiden taulukoiden käyttämiseksi ja linkittämiseksi yhteen loogisella tavalla. Kuusi kuukautta myöhemmin voidaan lisätä toinen taulukko, jossa luetellaan turvallisuusluokitukset. Nämä taulukot voidaan päivittää itsenäisesti ilman mitään vaikutusta jo luotuihin raportteihin. Tietokannan hallintajärjestelmä voidaan ohjelmoida suorittamaan erilaisia kyselyitä tai raportteja tietyn tiedon noutamiseksi.
On hyvin yleistä, että tietokantajärjestelmään on rakennettu erilaisia käyttöoikeustasoja, ja DBMS tekee siitä erittäin helpon hallita. Käyttöoikeus voidaan määrittää tietotaulukon tasolla. Jos käyttäjällä ei ole pääsyä tiettyyn taulukkoon, hän ei voi suorittaa kyselyä, joka käyttää kyseisen taulukon tietoja. Tämän tason valvontaa on helppo ylläpitää, ja se on parempi kuin yksittäisten raportointitasojen käyttöoikeuksien asettaminen.
Tietokonejärjestelmän käsittelynopeus ja reagointikyky ovat paljon paremmat DBMS: llä kuin lineaarisella tietokoneohjelmalla. Yleiset toiminnot, kuten lasku, summa ja lasku, on ohjelmoitu DBMS -tasolle. DBMS -järjestelmässä tiedot päivitetään, raportoidaan ja tallennetaan ohjelmatasolla järjestelmätasolla.
Jokainen järjestelmän osa voi käyttää toisen osan tai moduulin koodia uudelleen. Esimerkiksi varastotiedot voidaan tallentaa ja ylläpitää moduulissa, joka on täysin erillinen myyntitiedoista. Kyselyt voidaan kuitenkin kirjoittaa näiden kahden moduulin tietojen yhdistämiseksi ilman tietokantarakenteen muuttamista. Tämä olettaa, että molemmat moduulit ovat samassa tietokannan hallintajärjestelmässä.
DBMS tarjoaa erillisen arkkitehtuurin tiedoille ja ohjelmointilogiikalle. Tämän erottelun avulla tietokannan hallintaohjelma voi varmuuskopioida vain tiedot yhdelle kiintolevylle ja ohjelmoinnin toiselle. Jos jommankumman järjestelmän laitteisto epäonnistuu, on mahdollista ohjata ohjelmapalvelin käyttämään varmuuskopion tietoja ja päinvastoin.