Yksi niistä asioista, joita sinun tulisi välttää sähköpostiviestejä lähettäessä, on sähköpostiliikenteen luominen. Olet todennäköisesti nähnyt nämä ennen, jos et ole niin uusi verkko- tai sähköpostiviestinnässä. Nämä ovat kirjeitä, joiden lopussa on valtava määrä aiempia vastauksia. Jos luettelossa olevat ihmiset ovat keskustelleet yhdestä aiheesta eivätkä ole onnistuneet poistamaan muiden avustajien vastauksia, sähköpostijuna voi venyä sivuja tekstiksi.
Sähköpostijunan luomista ei pidetä hyvänä netikettinä tai sähköpostin etiketinä. On olemassa muutamia tapoja välttää se. Ensinnäkin, kun painat vastauspainiketta monissa sähköpostiohjelmissa, yleensä kaikki sähköpostiviestit, joihin vastaat, lainataan suoraan alla, johon kirjoitat. Voit poistaa tämän kokonaan välttääksesi sähköpostiviestin.
Monet ihmiset haluavat viitata jonkun toisen kirjeen tiettyihin osiin. Sen sijaan, että jätät koko sähköpostin paikoilleen, leikkaa pois kaikki tarpeettomat tiedot, varsinkin jos sähköpostijunaan on liitetty useita vastauksia. Lainaa vain tärkeitä tekstin osia, joista haluat keskustella, ja päästä eroon kaikesta muusta, mitä et tarvitse. Varmista, että etenkin silloin, kun sähköposti on keskusteluryhmälle tai luettelopalvelulle, ilmoitat, kuka on kirjoittanut viestin, johon haluat kommentoida.
Luettelopalvelut voivat olla joka tapauksessa hieman hankalia, koska haluat ehkä lähettää henkilökohtaisen kommentin jollekulle eikä kommenttia koko luettelolle. Monissa luettelopalveluissa voit vastata suoraan lähettäjälle. Jos saat listapalvelut tiivistelmän avulla, tämä vaihtoehto voi olla vaikeampi käyttää. Vaikka et voisi vastata yhdelle henkilölle, varmista, ettet täytä muita postilaatikoita sähköpostiviestillä, joka sisältää koko päivän tiivistelmän.
Toinen asia, jonka voit tehdä, jos haluat kommentoida useiden ihmisten viestejä, on käyttää vain heidän etunimeään tai sanotaan ja sanoa muutama sana suoraan heille: esim. ”Jan, pidin todella tavastasi kuvata pienten lasten vanhemmuutta ja Bill, Uskon, että olet oikeassa, että isien pitäisi saada enemmän henkilökohtaista aikaa pikkulasten kanssa. ” Tämän avulla voit kommentoida koko ryhmälle ilman sähköpostijunia.
Joskus sähköpostijuna luodaan kahden sellaisen ihmisen välille, jotka käyvät edestakaisin keskustelua sähköpostitse. Tätä voidaan pitää netikettirikkomuksena tai ei, mutta siitä voi tulla hirveän sotkuinen. Useimmissa tapauksissa aiemmat sähköpostiviestit lainataan uuden kirjoittamasi tekstin alle, mutta niitä ei yleensä tarvitse lähettää edestakaisin, jos niitä ei jotenkin tarvita. Jopa epävirallisissa tilanteissa kahden kaverin välillä, kirjeenvaihtaja voi olla kiitollinen, jos poistat sähköpostiviestin ennen seuraavan vastauksen lähettämistä.