Tulostuksenhallinnalla voi olla monia määritelmiä. Sitä voidaan parhaiten kuvata tulostusympäristön ja sen tuottavuustason ohjaamiseen, ylläpitoon ja seurantaan. Yleensä tulostushallintaan osallistuva järjestelmänvalvoja voi hallita kaikkia verkon tulostimia. Hän saa reaaliaikaisia tilapäivityksiä tulostimista ja verkosta, jossa ne toimivat. Pohjimmiltaan hän voi hallita useita tulostimia ja niiden ympäristöjä yhdeltä tietokoneelta. Jos järjestelmänvalvoja ei osallistu tulostimen hallintaan, hänen on ehkä hoidettava jokaista tietokonetta erikseen.
Painatuksen hallinnan tarkoituksena on tarjota yrityksille ja organisaatioille työkalut resurssiensa hyödyntämiseen. Tila, laitteisto, ohjelmistot ja aika – kuten määräajat – otetaan huomioon, kun yritetään virtaviivaistaa tulostustoimintaa. Yritysten omistajat voivat halutessaan ulkoistaa tulostuksenhallintatoimintansa ja ottaa huomioon tulostuksenhallintapalveluja tarjoavien ammattilaisten neuvot. Esimerkiksi kolmannen osapuolen tulostuksenhallintapalvelu voi arvioida yrityksen tulostusprosesseja ja tarjota ehdotuksia, kuten laitteisto- ja ohjelmistopäivityksiä, laitteiden siirtämistä tai työntekijän lisäämistä tuottavuuden lisäämiseksi.
Tulostuksen hallinnan perustoimintojen raportit voivat auttaa järjestelmänvalvojaa pysymään ajan tasalla tulostusympäristön tapahtumista. Jos järjestelmänvalvoja tunnistaa toiminnot, joiden hän uskoo voivan myöhemmin vaikuttaa ongelmaan, hän voi ryhtyä toimenpiteisiin muuttaakseen tulostusympäristön käyttäytymistä. Esimerkiksi järjestelmänvalvoja, joka huomaa paperin hukkaan menevän, voi asettaa tulostusrajoituksia tai vaatia käyttäjiä käyttämään vaihtoehtoja, jotka mahdollistavat kaksipuolisen tulostuksen.
Tulostuksenhallinta voi myös auttaa järjestelmänvalvojaa vianetsinnässä. Ilmoituksia ja komentosarjoja voidaan lähettää järjestelmän kautta etänä ongelmien ratkaisemiseksi. Nämä ongelmat voivat vaihdella yksinkertaisista väriaineen ja paperin muutoksista järjestelmän toimintahäiriöihin. Koska pienet ongelmat huomataan ennen kuin niistä tulee isompia, merkittävän teknisen tuen tarve voidaan vähentää.
Toimintojen virtaviivaistamisen lisäksi tulostuksenhallinta voi auttaa säästämään rahaa ja lisäämään yrityksen tai organisaation tuottavuutta. Hyödyllisiä tulostuksenhallintatoimia ovat esimerkiksi ne, jotka vähentävät jätettä ja minimoivat korjausmäärät, jotka tarvitaan tulostusympäristön pitämiseksi toiminnassa. Jotta voit todella kokea tulostushallinnan edut, muutokset on tehtävä yrityksen erityistarpeiden mukaan.