Business Intelligence -työkalut ovat ohjelmistoja ja ominaisuuksia, joita käytetään yksityiskohtaisten tietojen analysointiin. Termiä ”liiketoimintatiedotus” käytetään kuvaamaan tietokoneohjelmistoja, joita käytetään tunnistamaan malleja ja suuntauksia suurissa tietojoukoissa. Kaupallisilla ohjelmistomarkkinoilla on saatavilla joukko liiketoimintatiedustelutyökaluja, ja oikean ratkaisun valitseminen edellyttää hyvää ymmärrystä raportointivaatimuksista ja pitkän aikavälin liiketoimintatarpeista.
Liiketoimintatietotyökaluja on kolmenlaisia: tietojen poiminta, tietoarkkitehtuuri ja kyselykehitys. Kaikki neljä työkalutyyppiä sisältyvät vakio -ominaisuuksiin useimmissa liiketoimintatiedon ohjelmistotuotteissa. Näiden työkalujen tehokkaan käytön edellyttämät taidot sisältävät tiedonhallinnan, välitason tietokoneosaamisen ja aiemman tilastokoulutuksen. Liiketoimintatiedotus on alue, joka on kokenut kasvua ja jonka odotetaan kasvavan edelleen.
Business Intelligence -järjestelmät on joko rakennettu yrityksen resurssien suunnittelujärjestelmään (ERP) tai ne toimivat itsenäisinä tietokoneohjelmina. Business Intelligence -ohjelmiston hyödyntämiseksi transaktiojärjestelmän tiedot on saatettava ohjelmiston saataville. Tämä saavutetaan yleensä käyttämällä poiminta-, muunnos- ja lataustyökalua (ETL), joka on ohjelmoitu valitsemaan tietyt kriteerit täyttävät tiedot ja varmistamaan tietojen johdonmukaisuus ennen niiden lataamista Business Intelligence -ratkaisuun.
Tietoarkkitehtuuri on sisäisten taulukoiden ja tietorakenteiden suunnitteluprosessi. Tämä on yksi tärkeimmistä työkaluista, koska hyvin suunniteltu järjestelmä voi laajentaa kapasiteettia ja kasvaa vastaamaan muuttuvia tarpeita. Käyttöliittymä tarjoaa arkkitehdille tarvittavat työkalut näiden taulukoiden luomiseen ja ylläpitoon.
Business Intelligence -työkalujen tarkoituksena on mahdollistaa erilaiset analyysit, jotka eivät muuten olisi mahdollisia. Vaihtoehtoja ovat tilapäisten, ajoitettujen ja vakioraporttien luominen eri aloilta. Näiden raporttien luomiseen tarvittavat toiminnot ovat olennainen osa sovellusta. Kyselyn kehittäminen vaatii yhdistelmän teknisiä taitoja ja vankan ymmärryksen liiketoimintaprosesseista.
Parhaat työkalut ovat hyödyllisiä vain ammattitaitoisen henkilökunnan käsissä. Liiketoimintatiedon tehtävän ensisijaisia vaatimuksia ovat keskiasteen jälkeinen tilastotiede, kehittynyt matematiikka tai tietokonejärjestelmät. Monet työnantajat odottavat korkeakoulututkintoa tilastoista tai matematiikasta johtotehtävissä.
Business Intelligence -tuotteet muuttuvat jatkuvasti, ja sitoutuminen jatko -opiskeluun on välttämätöntä menestyäkseen tämän tyyppisessä työssä. Työntekijä voi pitää taitonsa ajan tasalla verkkokurssien, seminaarien ja keskustelujen avulla. Näiden taitojen avulla voidaan arvioida liiketoimintatiedustelutyökalujen etuja ja mahdollisia sovelluksia.