Työnkulkuohjelmisto tarjoaa tietokoneelle mahdollisuuden saavuttaa suurin potentiaalinsa – tehdä työtä käyttäjän puolesta, jotta hän voi suorittaa muita tärkeitä tehtäviä. Tämä ohjelmisto sisältää monia toimintoja, ja jotkut tunnetuimmista tekevät joitain yleisimpiä tietokoneen tehtäviä.
Yksi työnkulkuohjelmiston eduista on se, että se voi säästää käyttäjän aikaa automatisoimalla rutiinit ja aliohjelmat, joihin hän muuten käyttäisi aikaa, kuten tietojen syöttäminen ja sähköpostin suodatus. Ohjelmisto voidaan määrittää käsittelemään tietojen syöttö siten, että se toimii taustalla, jolloin käyttäjä voi keskittyä muihin tärkeämpiin tehtäviin. Sama pätee sähköpostien suodatukseen, sähköpostiviestien sijoittamiseen eri kansioihin ohjeiden mukaan, jotka käyttäjä on esiasennettu tai asentanut.
Vähittäiskauppiaat, jotka ovat erikoistuneet asiakkaiden online -tilauksiin ja/tai puhelimitse tehtäviin tilauksiin, löytävät usein paljon työnkulun ohjelmistosta. Tällainen sovellus voi automatisoida tavallisesti aikaa vieviä tehtäviä, kuten tilausten käsittelyä, hyvityksiä ja kauppatavaroiden seurantaa. Se voidaan määrittää käsittelemään tällaisia tehtäviä ja takaamaan, että kaikki tiedot saapuvat oikeisiin paikkoihin. Tämä on ohjelmiston käytön lisäetu: mahdollisuus välttää inhimillisiä virheitä, jotka väistämättä ilmaantuvat liiketoimintaan liittyvissä tehtävissä.
Sähköisen viestinnän kasvavan suosion myötä yhä useammat työntekijät lähettävät ja vastaanottavat sähköposteja, fakseja ja digitaalisia kuvia. Skannaajia käytetään usein tällaisten digitaalisten tiedostojen luomiseen. Työnkulkuohjelmisto voi auttaa myös tässä automatisoimalla skannaus-ja-lähetysprosessin. Käyttäjä voi määrittää ohjelmistonsa tekemään tämän määrittämällä esimerkiksi Skannaus -kansion ja ohjaamalla ohjelmaa skannaamaan kaikki kansioon sijoitetut kohteet ja liittämään tuloksen sähköpostiin. Joissakin tapauksissa käyttäjä voi jopa numeroida tiedostot ja nimetä vastaavat sähköpostiosoitteet, joten hänen ei tarvitse käyttää aikaa jokaisen yksittäisen sähköpostin käsittelyyn.
Toinen hyödyllinen tämän tyyppisen ohjelmiston tehtävä on tiedostojen muuntaminen. Yksi nykyään suosituimmista tiedostomuunnostyypeistä on PDF -tiedostojen tekeminen lähes mistä tahansa muusta tiedostosta. Adobe®, pdf: n luoja, valmistaa ohjelmistoja, jotka mahdollistavat juuri tällaisen automatisoinnin; muut muiden kehittäjien tekemät sovellukset tarjoavat samanlaisia toimintoja.