Palkanlaskentaohjelmistolla voidaan standardoida tapa, jolla yritys käsittelee palkanlaskennan ja laskennan. Sitä voidaan käyttää paitsi työntekijöille maksettavan rahan laskemiseen myös helpon tarkan kirjanpidon pitämiseen. Pohjimmiltaan nämä ohjelmat voivat auttaa virtaviivaistamaan koko prosessia, mikä tekee palkanlaskennan käsittelystä vähemmän aikaa vievää ja hankalaa.
Jotkut yritykset haluavat ulkoistaa palkanmaksuvaatimuksensa, ja vaikka tämä on toteuttamiskelpoinen vaihtoehto, monet yritykset kokevat, että käsittelyn pitäminen talossa ohjelmiston avulla on käytännöllisempää. Tämä tarjoaa paljon joustavuutta, mikä antaa yrityksille mahdollisuuden tehdä muutoksia suhteellisen helposti ja pitää kirjaa niiden yksilöllisten tarpeiden mukaan. Jopa sellaiset asiat kuin työntekijöiden kulujen korvaaminen voi olla helpompaa, kun käytetään palkanlaskentaohjelmistoa.
Palkkaohjelmia on monenlaisia, joista valita. Joidenkin ohjelmistopakettien avulla käyttäjät voivat tulostaa sekkejä tai maksaa työntekijöille suoralla talletuksella. Toiset pystyvät toimimaan vuorovaikutuksessa henkilöresurssitiedostojen kanssa, jolloin käyttäjä voi siirtyä eteenpäin palkanlaskentatehtävissä syöttämättä tärkeitä henkilöresurssitietoja uuteen sovellukseen.
Palkanlaskentaohjelmiston avulla voidaan nopeasti laskea tarvittavat alueelliset, valtion tai kansalliset vähennykset. Sen sijaan, että suorittaisi tällaiset laskelmat käsin ja vaarantaisi valitettavat virheet, käyttäjä voi antaa ohjelman käsitellä matematiikkaa. Monet sovellukset voivat käsitellä jopa tärkeitä verokausilomakkeita, mikä auttaa yrityksiä varmistamaan, että heidän työntekijänsä saavat W-2: nsa ajoissa.
Jotkut yritykset haluavat käyttää tätä ohjelmistoa yhdessä ammattimaisten palkkauspalvelujen kanssa. Yritys saattaa päättää käyttää ohjelmistoa tietojen ja raporttien käsittelemiseen, ja ulkopuolinen palvelu saattaa joutua käsittelemään yrityksen palkanlaskennan. Ohjelman käyttö pienentää inhimillisten erehdysten tai jotain vikaa palkka -ajan sisällä, vaikka tärkeä hallintotyöntekijä olisi sairas palkkakauden lopussa. Ohjelmistoa voidaan käyttää tarvittavien tietojen lähettämiseen palkkahallintoon automaattisesti, jolloin hallintohenkilöstöä painostetaan saamaan palkkalaskelmat ajoissa.
Palkkaohjelmistoa valittaessa yritysten on pidettävä mielessä, että kaikki ohjelmat eivät ole tasavertaisia. Jotkut tarjoavat enemmän joustavuutta kuin toiset, ja koska muutostarve voi ilmaantua odottamatta, ostajat saattavat huomata, että on parempi ostaa ohjelmistoja, joilla on korkein mahdollinen muokattavuus.