Tietokoneiden maailmassa työpöytä viittaa tietokoneen taustanäyttöön. Sitä käytetään myös viittaamaan koko joukkoon mitä tahansa näytöllä näkyvää. Normaalisti käyttäjän työpöydän näkee vain joku, joka on tietokoneen näytön näköalueella. Käyttämällä etätyöpöydän jakamista mekanismin avulla käyttäjän työpöydän näkymä – eli sama näkymä, joka nähdään katsomalla näyttöä milloin tahansa – voidaan jakaa reaaliajassa toisen käyttäjän kanssa, joka on kantaman ulkopuolella jotta voit katsella näyttöä.
Etätyöpöydän jakaminen voi olla käyttöjärjestelmäasetus, joka voidaan ottaa käyttöön. On helpointa aktivoida käyttäjät, jotka jakavat saman verkon. Verkkoseminaariohjelmistoja varten on saatavana sekä ilmaisia että ostettavia ohjelmistosovelluksia, joihin sisältyy usein eri alustojen välinen työpöydän jakamistyökalu osana online-kokousominaisuuksia sekä videohakuja, diaesityksiä, äänikeskusteluja jne. Tämä mahdollistaa materiaalin jakamisen turvallisella tavalla.
Etätyöpöydän jakamista voidaan käyttää opetustarkoituksiin sekä erittäin arkaluonteisten tietojen turvalliseen jakamiseen. Esimerkiksi etätyöpöydän jakamisen avulla verkkokurssin ohjaaja voisi osoittaa, kuinka tietty toiminto suoritetaan ohjelmistossa. Ohjelmistokehittäjä voisi osoittaa toiminnallisuuden asiakkaalle julkaisematta betaversio -ohjelmistoa. Tekninen tukihenkilö voisi saada paremman käsityksen asiakkaan ongelmasta näkemällä ongelman tositoimissa ilman, että hänen tarvitsee toistaa sitä omalla koneellaan.
Näytönkaappausohjelmisto tarjoaa vaihtoehtoisen, mutta asynkronisen tavan jakaa työpöytäsi. Näytön sieppausohjelmisto ottaa elokuvan työpöydältäsi, äänikomennuksella tai ilman. Tämä elokuva voidaan sitten lähettää sähköpostitse tai ladata jaettavaksi muiden kanssa.
Kun käytät etätyöpöydän jakamista, on hyvä ajatella etukäteen, mitä voidaan paljastaa. Työpöydälle tallennetut kohteet tai etsintäikkuna, jossa näkyy asiakirjojen luettelo, voivat paljastaa melko paljon asiakirjojen otsikoista. Telakka, joka näyttää paljon käytettyjä ohjelmia, voisi lähettää betatestaimen. Mahdolliset viestit, kuten pikaviestiohjelman ollessa käynnissä, voivat myös tuoda henkilökohtaisia asioita työkokoukseen. Siksi työpöydän puhdistaminen ennen jakamista on yleensä hyvä käytäntö.