Hankintaohjelmistoja on kahta päätyyppiä: sähköinen hankinta tai logistiikan hallinta. Hankintaohjelmistot ovat tyypillisesti osa yrityksen resurssisuunnittelun (ERP) ratkaisua tai kirjanpitopakettia. Useimmat ohjelmistotoimittajat tarjoavat täysin integroidun ratkaisun, joka sisältää ostotoiminnan kirjanpitojärjestelmään. Tämän tyyppisten ohjelmistojen etuna on kyky raportoida tarkasti kaikista taloudellisista sitoumuksista milloin tahansa.
Hankinta tai hankinta on kaikkea toimintaa, joka liittyy tavaroiden ja palvelujen hankintaan yrityksen käyttöön. Normaalin hankintajärjestelmän avulla käyttäjät voivat luoda ostoehdotuksia, kuitteja, tilauksia ja laskuja. Tavaroiden palautukset, luottotiedot ja toimitusvahvistus ovat usein tämän tyyppisten ohjelmistojen vaihtoehtoja. Paras hankintaohjelmisto sisältää merkittävät raportointitoiminnot, automaattiset hyväksymistyönkulut ja sitoumusten seurannan.
Sähköinen hankinta eli sähköinen hankinta on hankintaohjelmisto, jota käytetään tavaroiden ostamiseen muilta toimittajilta verkkosivustojensa kautta. Tyypillisesti käyttäjä kirjautuu sisäiseen sähköiseen hankintaratkaisuun, joka on liitetty kirjanpito -ohjelmistoon. Käyttäjä voi valita hyväksyttyjen toimittajien luettelosta ja selata tuotteiden luetteloita. Tuotteita valittaessa tuotteet merkitään sähköiseen hankintaohjelmistoon.
Käyttäjän on määritettävä sisäiset tilit ostoskorin kohteille. Sisäinen hyväksyntäprosessi käynnistyy, yleensä automaattisilla sähköpostiviesteillä tai niihin liittyvillä työkaluilla. Hyväksynnän jälkeen toimitetaan sähköinen ostotilaus toimittajalle. Kun tuotteet on vastaanotettu, käyttäjä kirjautuu takaisin sähköiseen hankintajärjestelmään tavaroiden vastaanottamista varten.
Sähköisen laskutuksen avulla hyväksytyt yritykset voivat lähettää laskunsa suoraan asiakkaalle sähköisesti. Useimmissa järjestelmissä on automaattinen prosessi, jolla varmistetaan, että vain vastaanotetut tilaukset maksetaan. Muut yritykset vaativat jokaisen laskun tarkistamista ja hyväksymistä manuaalisesti ennen maksun käsittelyä.
Sähköiset hankintaohjelmistot ovat kasvaneet valtavasti viimeisten viiden vuoden aikana, ja niiden odotetaan kasvavan edelleen. Sähköisiä hankintoja toteuttavilla laitoksilla on merkittäviä säästöjä. Säästöt ovat sekä kovia dollarin säästöjä, jotka johtuvat lyhenevästä laskujen käsittelyajasta, että pehmeitä dollarin säästöjä, jotka johtuvat tilauksen käsittelyyn tarvittavan henkilöstön vähentyneestä ajasta. Vakiohankintaohjelmisto on yleisesti käytetty valvontamekanismi, jolla seurataan menotoimintaa ja seurataan toimittajien veloittamia hintoja sekä varmistetaan politiikan noudattaminen.