Tietueen tallennuksen totuuslähestymistavan yksi versio edellyttää, että yrityksellä on joko yksi keskitetty tietokanta, joka sisältää kaikki yrityksen tietueet, tai vaihtoehtoisesti hajautettu synkronoitu tietokanta, joka saavuttaa saman tavoitteen. Rinnakkaisuus – jolla on yksi, kiistaton joukko vahvistettuja tietoja – liiketoimintatiedostojen hallinnassa on äärimmäisen tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että kaikki organisaation sisällä ovat samalla sivulla tietojen, tietueiden ja tilastojen suhteen. Yksittäinen versio totuustiedostojen hallintajärjestelmästä pakottaa samanaikaisuuden varmistamalla, että on olemassa vain yksi mahdollinen “varasto”, joka sisältää yrityksen tietueet.
Muut kuin yksittäiset versiot totuustiedostojen tallennusmenetelmät, joissa yritykset voivat joutua redundanssiksi tietojen tallennuksessa, voivat helposti muuttua virheellisiksi. Kuvittele yritys, joka tallentaa tietonsa kahteen erilliseen, linkittämättömään tietokantaan: tietokanta A ja tietokanta B. Kuvittele nyt, että työntekijä muuttaa saippuan hintaa tietokannassa A, mutta unohtaa tehdä vastaavan muutoksen tietokantaan B. tietokannoista on nyt kyseenalainen. Siitä lähtien kukaan tietokantoja käyttävä työntekijä ei voi määrittää saippuan hintaa. Tietokantojen väliset erimielisyydet aiheuttavat vaikeasti ratkaistavia ongelmia pitämällä tiedot erillisissä varastoissa.
Totuusmenetelmän yksittäinen versio ratkaisee tämän varmistamalla, että tietokannan tietylle arvolle on vain yksi siirtosijainti. Koska vain yksi “vastaus” on olemassa, järjestelmässä ei voi koskaan olla erimielisyyksiä tai ristiriitoja. Vaikka tämä ei sulje pois tietojen syöttövirheitä, joita ilmenee, kun käyttäjä syöttää ja tallentaa virheellisesti kohteen arvon, se estää samanaikaisuusongelmat. Jos virhe tehdään, sen selvittäminen ja korjaaminen on paljon helpompaa.
Totuuden lähestymistapojen yhdellä versiolla tietojen tallennuksessa on haittoja. Suuremmille yrityksille, joilla on valtavia ennätyksiä useiden vuosikymmenten ajalta, kaiken tiedon tallentaminen yhteen arkistoon voi olla kohtuutonta sekä kustannus- että tehokkuuden kannalta. Laajat tietojen tallennusratkaisut, kuten tietokoneet, joissa on neljä tai useampia suuria kiintolevyjä, ovat erittäin kalliita. Lisäksi yhden massiivisen tietokannan pitäminen on usein monimutkaisempaa kuin useiden pienempien tietokantojen pitäminen.
Lopuksi totuuden tietojen tallennusmallin suurimman vahvuuden yhden version keskittäminen on myös yksi sen suurimmista heikkouksista. Tiivistämällä kaikki tiedot yhteen virtuaalivarastoon, tiedot tallentavien kiintolevyjen tai asemien tietokoneen ongelmat voivat vaikeuttaa organisaatiota vakavasti. Jos tietokannan keskuskeskus kaatuu, kaikki koko yrityksessä jäävät “kylmään”, kunnes järjestelmä asetetaan uudelleen verkkoon.