Suurin osa nykyaikaisesta sivilisaatiosta perustuu järjestelmäautomaatioon ja tietokoneen käsittelyyn. Jokaisessa tietokonelaitteessa on datatiedostoja, joita tyypillisesti käyttävät tietokoneen yksittäiset sovellukset. Tiedostomuoto on määritelty määritelmä siitä, miten tiedosto koodataan tietokoneeseen tallennettavaksi.
Koodaus on tietojen muuttaminen tiettyyn tiedostomuotoon. Tiedostot on koodattava, ennen kuin ne voidaan tallentaa tiedostojen tallennuslaitteeseen. Tämä koodausprosessi on välttämätön, jotta ohjelmisto ymmärtää tiedoston tiedot.
Tekstinkäsittelyohjelma on tietokoneohjelma, joka on suunniteltu automatisoimaan asiakirjojen kirjoittamista. Näissä sovelluksissa käytetään erikoismerkkejä komentojen, kuten välilehtien, sisennyksen ja fonttikoon, kaappaamiseen. Nämä erikoismerkit koodataan tiedostomuotoon, kun asiakirja tallennetaan. Tämän koodauksen avulla ohjelmisto voi esittää asiakirjan samalla tyylillä kuin se on tallennettu.
Tyypillisesti tiedostomuodot eivät ole keskenään vaihdettavissa ohjelmistosovellusten välillä. Jokainen ohjelmistotoimittaja luo omaa tiedostomuotoa tietylle ohjelmistosovellukselleen. Tämä tekee tiedostojen jakamisesta ohjelmistosovellusten välillä erittäin vaikeaa.
MP3 on digitaalinen äänitiedostojen koodausmuoto, joka on laajalti saatavilla tänään. Tämän muodon avulla äänilaitteet voivat toistaa musiikkia. Määrittelemällä digitaalisen äänen vakiomuoto tiedostot voidaan jakaa helposti tietokonejärjestelmien välillä. Useimmat nykyaikaiset stereojärjestelmät ja auton audiojärjestelmä tukevat MP3 -muotoa.
Internetin räjähdyksen myötä muodoista on tullut tavallinen aakkoskeitto. Nykyään on saatavilla laaja valikoima video- ja äänitiedostomuotoja. Näitä formaatteja tarvitaan, jotta video -ohjelmistosovellukset ymmärtävät, miten video lähetetään monitorille. Tämä epätyypillinen lähestymistapa muotoihin on asettanut muodonhallinnan taakan sovellusten käyttäjille.
Tietokonegrafiikka- ja valokuvaustiedostot ovat eri muodoissa. Nämä muodot ovat ainutlaatuisia tallennettavan tiedoston selkeyden ja koon perusteella. Valokuvan tiedostokoko perustuu valokuvan edellyttämään kirkkauteen. Parempi selkeys edellyttää suurempaa tiedostokokoa, joka tukee valokuville tarvittavien erityisten tietoelementtien koodausta.
Salaus on toinen tiedostomuoto. Ohjelmiston salaus on prosessi, jolla tietojoukko muutetaan lukukelvottomaksi. Tämä muoto voidaan purkaa vain erityisellä avaimella. Ohjelmistosalausta käytetään yleensä suojaamaan arkaluontoisia tiedostoja ei -toivotulta katselulta.
Kaikki tiedostomuodot eivät ole omistettuja. Nykyään Internetissä on useita avoimia tiedostomuotoja. Avoimien tiedostomuotojen käyttö helpottaa tietojen jakamista tietokoneiden välillä.