Verkkoneuvottelut tarjoavat tapa lisätä visuaalista tietoa äänikonferenssiin ja tarjoavat suhteellisen edullisen tavan luoda virtuaalinen työympäristö ihmisten kanssa ympäri kaupunkia tai ympäri maailmaa. Tässä on joitain perusteita verkkoneuvottelutekniikasta, vaihtoehdoista ja sovelluksista.
Äänikonferenssipuheluiden lisäpalveluna suunniteltu verkkoneuvottelu tuli massamarkkinoille ensimmäisen kerran 1990 -luvulla. Ennen sitä verkkoneuvotteluja pidettiin premium -palveluna, jota vain vauraammilla yrityksillä ja organisaatioilla oli varaa käyttää. Tekninen kehitys 1980 -luvun lopulla teki kuitenkin ilmeiseksi, että Internet voisi tukea yksinkertaista esitysten jakamisympäristöä, joka olisi ihanteellinen tapa jakaa kaavioita, laskentataulukoita ja muuta tietoa henkilöiden kanssa, kun he käyttävät edelleen äänikonferenssipuheluja suulliseen viestintään.
Varhaisimmat verkkoneuvottelut riippuivat suuresti sovelluksen lataamisesta ja välimuistiin tallentamisesta jokaisen verkkokokoukseen osallistuvan henkilön kiintolevylle. Lataus sisältää tiedostoja, joita käytetään kokouksen aikana. Itse asiassa konferenssin lähettäjä tai johtaja pääsisi näihin tiedostoihin konferenssin aikana ja hallitsisi niiden näyttöä kokouksen aikana.
Monet ihmiset kuitenkin vastustivat tätä lähestymistapaa, koska omistettu tieto on nyt tallennettu useille kiintolevyille. Konferenssin johtajan oli luotettava osallistujien suureen osaan poistaakseen arkaluontoisia tiedostoja kiintolevyltä kokouksen jälkeen. Ajan myötä tekniikkaa parannettiin, jotta tiedostot voidaan poistaa automaattisesti konferenssin päätyttyä. Tähän päivään asti on edelleen olemassa verkkoneuvottelujen tarjoajia, jotka vaativat osallistujia kirjautumaan sisään vähintään kolmekymmentä minuuttia ennen live -kokouksia ja suorittamaan tämän latausprosessin.
1990 -luvun alussa verkkoesityksiin alkoi tulla vaihtoehtoisia ratkaisuja. Yksi palvelutyyppi luotti voimakkaasti esitysten jakamisen luomistyökalujen, kuten PowerPointin, käyttöön. Tämän tyyppisellä verkkoneuvottelulla johtaja lataa diaesityksen verkkoneuvottelupalvelun palvelimelle. Diat muunnettiin HTML -perusdioiksi ja tallennettiin palveluntarjoajan palvelimelle. Kirjautumistietojen avulla johtaja pystyi kirjautumaan sisään ja aktivoimaan kokouksen valitsemalla tallennettujen esitysten luettelosta jaettavaksi osallistujille. Tämä lähestymistapa houkutteli paljon ihmisiä, jotka matkustivat eivätkä aina voineet olla omalla tietokoneellaan kokouksen ajamiseen. Niin kauan kuin esitys oli ladattu verkkoneuvottelupalveluun etukäteen, kaikki tietokoneet, joissa on Internet -yhteys ja mediasoitin, riittäisivät.
Osallistujille tämä uudempi verkkoneuvottelumuoto eliminoi kiintolevyllä olevien tiedostojen välimuistin. Heidän osallistumisensa edellytti vain kirjautumissivun URL -osoitetta ja salasanaa. Koska esitys muutettiin HTML -perusdioiksi, osallistujat eivät tarvinneet esitysten katsomiseen muuta kuin mediasoittimen. Ei ollut kirjautumista aikaisin ladata mitään. Verkkoneuvotteluista tuli hieman puhtaampi kaikille.
Vuosien mittaan verkkotietokonferensseista on tullut käyttäjäystävällisempiä, vaikka lisäominaisuuksia lisättiin. Äänen suoratoiston avulla osallistujat voivat kuunnella ääntä, kun he katsovat esityksiä tänään. Useimmat verkkoneuvottelutyökalut mahdollistavat nykyään paitsi asiakirjojen katselun, myös johtajan mahdollisuuden siirtää hallinnan pois, jotta osallistujat voivat työskennellä yhdessä kirjeen, laskentataulukon tai esityksen parissa.
Viestiominaisuudet monissa verkkoneuvottelujärjestelmissä mahdollistavat osallistujien lähettää yksityisviestin johtajalle, joka voi vastata yksityisesti tai julkaista viestin koko ryhmälle keskustelua varten. Sekä johtajan että osallistujien osallistumisluettelot antavat kaikille mahdollisuuden nähdä, kuka on parhaillaan konferenssissa, milloin ihmiset liittyvät ja kuinka kauan ihmiset ovat web -esittelykokouksessa. Tallennusominaisuudet mahdollistavat äänen ja visualisoinnin synkronoinnin yhdeksi pysyväksi tietueeksi, jonka johtaja voi jakaa muiden kanssa myöhemmin.
Verkkoneuvottelut ovat osoittautuneet hyödyllisiksi ja kustannustehokkaiksi työkaluiksi monenkokoisille yrityksille ja organisaatioille. Koska tuotteeseen on lisätty lisäominaisuuksia tulevina vuosina, se tarjoaa epäilemättä vieläkin hyödyllisemmän tavan kommunikoida ihmisten kanssa ympäri maailmaa.