Tietokoneen varmuuskopiointiin on monia eri syitä, joista vähäisin on todellinen mahdollisuus, että kiintolevy ei yksinkertaisesti toimi yhtenä päivänä. Tietokonejärjestelmät, sekä ohjelmistot että laitteistot, lopulta epäonnistuvat ja kiintolevysi lakkaa toimimasta jossain vaiheessa, minkä jälkeen tietojen palauttaminen asemalta voi olla melko kallista. Varmuuskopioimalla tietosi voit helpottaa siirtymistä uudelle kiintolevylle tarvittaessa. Tietokoneen varmuuskopiointi voi myös parantaa tietojesi siirrettävyyttä, koska tietosi ovat ulkoisessa lähteessä, joka voi olla helpompi jakaa muiden kanssa tai käyttää etäsijainneista.
Yksi suurimmista syistä tietokoneen varmuuskopiointiin on, koska on erittäin hyvä mahdollisuus, että kiintolevysi voi jossain vaiheessa vioittua tai lakata toimimasta. Hyökkäykset viruksista, haittaohjelmista, fyysisestä huonosta kohtelusta, käytön aiheuttamasta kulumisesta ja monista muista tekijöistä voivat vaikuttaa kiintolevyn kaatumiseen tai kuolemaan. Se voi olla täysin arvaamaton, ja tänään hyvin toimiva kiintolevy voi olla huomenna lukukelvoton. Varmuuskopioimalla tietokoneen kiintolevylle tallennetut tiedot, valmistaudu paremmin tämän tyyppiseen laitteistovikaan.
Jos tämäntyyppinen kaatuminen tapahtuu, kiintolevyllä olevat tiedot ovat todennäköisesti edelleen itse asemassa, mutta ne voivat olla peruuttamattomia ilman tiedonhakuohjelmistoa tai -palveluja. Nämä ohjelmat ja yritykset voivat olla erittäin kalliita, ja lopulta voit säästää rahaa investoimalla ulkoiseen kiintolevyyn tai vastaavaan tallennuslaitteeseen ja suorittamalla tietokoneen varmuuskopioinnin melko säännöllisesti. Vaikka kiintolevy ei vikaantu tai kuole, tietojen ulkoisella tallennuksella voi olla muita etuja. Varmuuskopioimalla tietokone ja sijoittamalla tiedostosi ulkoiselle asemalle voit tehdä datastasi kannettavampia tai helpommin saatavilla.
Useimmat tietokoneen varmuuskopioinnissa käytettävät ulkoiset kiintolevyt voidaan helposti liittää toiseen tietokoneeseen, jolloin varmuuskopioidut tiedot muuttuvat kannettaviksi tietovälineiksi. Joitakin ulkoisia laitteita voidaan jopa käyttää langattomassa verkossa, jolloin voit käyttää varmuuskopiointijärjestelmääsi langattomana tallennuslaitteena useammalle kuin yhdelle tietokoneelle. On myös Internet -palveluita, joiden avulla voit varmuuskopioida tietokoneesi tallentamalla tiedot etäpalvelimillesi. Tämän avulla voit käyttää tiedostojasi ja tietoja miltä tahansa tietokoneelta, jolla on Internet -yhteys kaikkialla maailmassa.