Makro on sarja näppäimistön painalluksia, jotka sovellus on tallentanut. Nämä näppäinpainallukset edustavat usein ohjelmistokomentoja, jotka yhdistetään toimintojen suorittamiseen tarvittavan työn vähentämiseksi. Makrot tallennetaan sitten sovellukseen, jotta niitä voidaan käyttää toistuvasti.
Kun tallennat makroa sovelluksessa, kuten Microsoft Word®, näppäimistön painallukset tai komennot sidotaan pikanäppäimeen tai tallennetaan työkaluriville, jolloin ne ovat käytettävissä hiiren avulla. Tallennettu komentojen sarja voidaan suorittaa yksinkertaisesti napsauttamalla työkalupalkin painiketta tai painamalla määritettyjä näppäimiä.
Oletetaan, että Microsoft Word® -käyttäjä etsi nopeaa tapaa tallentaa asiakirja ja poistua sitten Wordista®. Tämä voidaan tallentaa makroon tallentamisen ja poistumistoiminnon yhdistämiseksi seuraavasti Microsoft Word® 2007: llä:
1.Valitse Näytä -välilehti toimiston valintanauhasta
2.Valitse Macros -objekti Macros -ryhmästä nauhan oikeassa päässä
3.Valitse tallennusmakro lentävästä valikosta
Kun tallennusmakro -objektia on napsautettu, näkyviin tulee valintaikkuna, jonka avulla käyttäjä voi antaa sille nimen ja määrittää työkalurivin painikkeen tai pikanäppäimen, joka laukaisee sen. Yleensä, kun makroon määritetään pikanäppäin, Ctrl-, Shift- tai Alt -näppäimiä painetaan yhdessä määritettävän näppäimen kanssa. Muokkausnäppäimiä Ctrl, Shift ja Alt voidaan myös painaa yhdessä missä tahansa näppäimen yhdistelmässä. Ajatuksena on pitää makronäppäimistön painallukset mahdollisimman yksinkertaisina, jotta niitä voidaan käyttää helposti toistuvasti.
4.Syötä makron nimi
5.Aseta näppäimistön painikkeet tai työkalurivin valinta, joka käynnistää makron, valitse tässä esimerkissä Ctrl + Alt + X
6.Napsauta OK
Makron muodostavat toimet on sitten suoritettava, jotta ne voidaan tallentaa. Tässä esimerkissä napsautetaan Microsoft Word® 2007 -ikkunan yläosassa olevaa pientä levyä näyttävää Tallenna -valikkopainiketta, jota seuraa Office® -logopainike, myös vasemmassa yläkulmassa. Kun Word® -valikko näytti, Exit Word -objekti valitaan sulkeaksesi sovelluksen tai sulkemisvaihtoehto sulkeaksesi aktiivisen asiakirjan.
Kun toiminnot on suoritettu, käyttäjä valitsee lopeta tallennus -vaihtoehdon Office -valintanauhan näkymävalikon makroryhmästä. Tämä estäisi uusien toimintojen tallentamisen ja sarjan tallentamisen tulevaa käyttöä varten.
Kun makro on luotu, sitä voidaan käyttää nopeasti pikanäppäimelle määritettyjen tallennettujen komentojen suorittamiseen. Tallenna ja poistu -esimerkissä Ctrl + Alt + X -näppäinten painaminen tallentaa nykyisen asiakirjan ja sulkee Microsoft Word® -sovelluksen.
Toinen asia, joka on pidettävä mielessä, kun määrität pikanäppäimiä, on olla varovainen, ettet korvaa jo käytössä olevia valintoja, kuten Ctrl + S, joka ohjaa oletusarvoisesti Tallenna -toimintoa. Kun näppäinyhdistelmää kokeillaan, olemassa oleva toiminto näytetään, jotta käyttäjä voi tietää, että sovellus on jo käyttänyt näppäimistön painikkeita, joita he yrittävät käyttää makroon. On aina parasta yhdistää Ctrl Shift- tai Alt -näppäimiin, kun määrität näppäinpainalluksia uudelle sarjalle, jotta vältetään olemassa olevien hyödyllisten pikanäppäinten poistaminen.