Tietojenhallintaohjelmisto on työkalu tai työkalusarja, jota käytetään yritystietojen sähköiseen keräämiseen, järjestämiseen, jakamiseen ja tarkistamiseen eri käyttäjien kesken. Tietämyksen hallinnan (KM) käsite kehitettiin 1990 -luvulla, kun yritykset kamppailivat tehokkaiden tapojen kanssa hallita ja hakea yritystietoja. Yritysten sisällönhallintajärjestelmiä ja erityisiä tiedonhallintaohjelmistoja kehitettiin tiedon keräämisen ja jakelun helpottamiseksi. Tällä hetkellä on satoja erilaisia KM -ohjelmistotyökaluja, joista jokainen on suunniteltu tietylle liiketoiminnalle.
Monipuoliset ryhmät, kuten asiakaspalvelu, tietotekniikka (IT), vähittäiskauppa, tiede, tekniikka, hallitus ja koulutus, saattavat tarvita erikoistuneita tiedonhallintaohjelmistoja. Esimerkiksi jotkin KM -ohjelmistot hallitsevat tietoja asiakkaista tai asiakkaista parantaakseen myyntiä ja asiakastukea. Toinen tyyppi voi kerätä tietoja työntekijöiden taidoista, kyvyistä, koulutuksesta ja yrityskoulutuksesta hyödyntääkseen asiantuntemusta, joka on saattanut jäädä huomaamatta aiemmin. Jotkut työkalut hallitsevat työnkulkua, tarjoavat koulutusta tai standardoivat prosesseja vaiheittaisten ohjeiden tai käsikirjojen avulla.
Tiedonhallinta alkaa saatavilla olevan tiedon keräämisprosessilla. Paperiasiakirjat, sähköpostit, .pdf- tai tekstinkäsittelytiedostot, piirustukset tai grafiikka, verkkosisältö, käsinkirjoitetut asiakirjat, mikrofilmi tai mikrofilmi ja digitaaliset tiedostot ovat kaikki mahdollisia syötteitä. Aineasiantuntijan tiedot voidaan myös kirjoittaa muistiin ja lisätä tietokantaan. Erikoistyökalut voivat muuntaa erilaiset syötteet vakiomuotoon ja parantaa tuloksena olevan asiakirjan laatua. Tuloksena oleva tietojoukko tallennetaan yleensä tehokkaaseen tietokantaan.
Kun tiedot on kerätty, tietojen hallintaan käytetään muita tiedonhallinnan ohjelmistotyökaluja. Asiakirjat ja tiedostot voidaan linkittää, indeksoida ja luokitella, jotta ne voidaan helposti skannata ja käyttää hakutyökaluilla. Jotkin tiedot saattavat vaatia versionhallintaa, joten käyttäjät käyttävät varmasti vain ajan tasalla olevia tietoja, kun taas aiemmat versiot arkistoidaan. KM -työkalujen avulla useat käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä tietojen luomisessa ja tarkastus- ja hyväksymisprosessin hallinnassa. Muita ominaisuuksia voivat olla pääsynhallinta, arkistointi- ja hakuominaisuudet sekä muuntaminen eri tulostustyypeiksi.
Tiedonhallintaohjelmiston käytöstä on monia hyötyjä liiketoiminnalle. Se vähentää yritysten tarvetta käsitellä ja varastoida suuria määriä paperia tai tietueita eri muodoissa eri varastointivaatimuksilla. Tiedot voidaan hakea nopeammin useista eri lähteistä, ja niitä voidaan jakaa ja hallita helpommin. KM -työkalujen avulla käyttäjät voivat kerätä tietoja, kuten mittareita, tuottavuutta, toistuvia tai yleisiä ongelmia ja työnkulun erittelyjä. Näistä syistä tiedonhallintaohjelmistojen suosio, monimutkaisuus ja käytännöllinen käyttö lisääntyvät edelleen.