Tietokannan hallintajärjestelmä (DBMS) on itse asiassa ohjelmisto, jonka avulla käyttäjät voivat tarkastella, muokata, lajitella ja suorittaa tietyn tietojoukon raportteja. Näitä ohjelmia voidaan kutsua myös sovelluksiksi, rajapinnoiksi tai asiakkaiksi. Tietokannan hallintajärjestelmän käyttötarkoitukset liittyvät toimintoihin, joita varten se on kehitetty: järjestelmät voidaan suunnitella vastaamaan erilaisia käyttäjien tarpeita. Jos haluat käyttää tietokannan hallintajärjestelmää, käyttäjien tulee joko oppia järjestelmään liittyvät komennot tai tutustua graafisiin käyttöliittymiin (GUI), jotka on kehitetty suorittamaan tehtäviä, kuten taulukoiden luominen ja muokkaaminen sekä tietueiden lisääminen, muokkaaminen tai poistaminen.
Jos käyttämääsi tietokannan hallintajärjestelmää käytetään “komentorivillä” – kirjoitetulla komennolla, joka suorittaa ohjelman – sinun on hallittava tavanomaisen kyselykielen (SQL) käytännöt. Tämä edellyttää, että kirjoitat tiettyjä komentoja voidaksesi välittää pyyntösi tietokantaan. Esimerkiksi komento “LUO TAULUKON ASIAKKAAT” luo taulukon nimeltä “asiakkaat” olemassa olevaan tietokantaan. Tällainen yksinkertainen komento ei tee sarakkeita taulukkoon eikä täytä sitä tiedoilla. Lisäkomennot voivat lisätä monimutkaisuutta ja syvyyttä uuteen taulukkoon.
Muita tietokantojen hallintajärjestelmiä voidaan käyttää verkkopohjaisten portaalien kautta. Näitä ylläpitää yleensä web-hosting-yritys, ja niillä on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, jonka avulla käyttäjät voivat tarkastella ja valita mahdollisia komentoja. Jotta voit käyttää tämän tyyppistä tietokannan hallintajärjestelmää, sinun on perehdyttävä valikkovaihtoehtoihin, jotka mahdollistavat tehtävien, kuten taulukoiden lisäämisen ja sarakkeiden määrittämisen, sekä näiden taulukoiden tietojen lisäämisen, muokkaamisen ja poistamisen. Kun työskentelet tämän tyyppisen tietokannan hallintajärjestelmän kanssa, sinun ei tarvitse oppia SQL: ää. Jotkut asiantuntijat kuitenkin neuvovat, että SQLin alkeiden oppiminen voi auttaa ongelmien ratkaisemisessa ja kyselyiden kirjoittamisessa.
Kolmannen tyyppinen tietokannan hallintajärjestelmä mahdollistaa graafisen käyttöliittymän asentamisen tietokoneeseen, jolloin käyttäjät voivat ajaa ohjelman työasemiltaan. Kuten web-pohjaisissa järjestelmissä, valikkovaihtoehdot vaihtelevat, mutta tietokannan hallintaan tarvittavat tehtävät eivät edellytä SQL: n tuntemusta. Käyttöliittymän hallintajärjestelmät edellyttävät tiettyjen valikkovaihtoehtojen oppimista. Vaikka sinun ei tarvitse kirjoittaa SQL: ssä, yleinen tietokantafunktioiden ymmärtäminen on kriittistä, jotta järjestelmän elementit voidaan määrittää oikein.