Ennaltaehkäisevällä kunnossapidolla tarkoitetaan toimia, jotka on tehty kiinteistön pitämiseksi toimintakunnossa ja välttämään suuria korjauksia. Se sisältää toimenpiteitä, kuten tarkastus, puhdistus ja osien vaihtaminen. Ohjelmisto koostuu tietokoneille kirjoitetuista ohjelmista, mukaan lukien käyttöjärjestelmät ja ohjelmistosovellukset, jotka suorittavat erilaisia tehtäviä. Ennaltaehkäisevä ylläpito -ohjelmisto on toinen nimi tietokonepohjaiselle kunnossapidon hallintaratkaisulle (CMMS), joka on tapa hallita yrityksen laitteiden huoltoa.
Ennaltaehkäisevää huolto -ohjelmistoa käytetään erilaisiin huoltoihin. Se on tehokas laitteiden, laivastojen, laitosten ja muiden tilojen sekä ohjelmistojen ylläpitoon. Sitä käyttävät monenlaiset organisaatiot, mukaan lukien valmistajat, terveydenhuollon tarjoajat, biolääketieteelliset laitokset, oppilaitokset, eläintarhat ja akvaariot, hotellit ja lomakohteet, kunnat, hautaustoimistot, maatilot, uskonnolliset tilaukset, apuohjelmat, ruoanvalmistusvälineet, baseball -joukkueet, Yhdysvaltain maatalousministeriö (USDA) ja tietokoneohjelmistoyritykset.
Joitakin osia ja ominaisuuksia odotetaan löytyvän ennaltaehkäisevistä huolto -ohjelmistoista, vaikka niillä voi olla hieman eri nimet. Näitä ovat omaisuusrekisteri, sijaintinäkymä, työmääräysmallit ja ajoitin säännöllisesti suoritettaville huoltotoimille. Tyypillisiä ovat myös huoltoluettelo, tietokanta huoltotiimille ja heidän aikatauluilleen, toimittajien ja myyjien tietue sekä raportointitoiminto.
Erilaisten ennaltaehkäisevien huolto -ohjelmistojen välillä on muutamia keskeisiä eroja. Yksi tekijä on se, onko se verkkopohjainen vai tietokonepohjainen. Toinen on se, onko se yleinen vai räätälöity kullekin asiakkaalle. Kolmas tekijä, joka liittyy toiseen, on se, voivatko asiakkaat tehdä muutoksia tai ohjelmistokehittäjän. Tärkeää on myös koulutus ja tuki, jotka vaihtelevat yrityksittäin: jotkin paketit ovat vain ohjelmistoja; muut ovat SaaS (Software as a Service).
Jotkut ominaisuudet eivät sisälly kaikkiin ennaltaehkäiseviin huolto -ohjelmistopaketteihin. Viivakoodin käyttöönotto, joka mahdollistaa osien ja laitteiden viivakoodien tulostamisen, on yksi näistä, samoin kuin mahdollisuus lähettää työtilauksia mobiililaitteisiin. Mahdollisuus seurata useita sijainteja voi olla hyödyllistä suuressa toiminnassa, samoin kuin mahdollisuus linkittää QuickBooks® -palveluun.