Ehdollisen muotoilun avulla tietokoneohjelma voi automaattisesti soveltaa tyylejä asiakirjan tietoihin käyttäjän määrittämien sääntöjen perusteella. Sitä käytetään yleisimmin laskentataulukossa, jossa käyttäjät saattavat haluta voida käyttää tyylejä erottaakseen tietyt tiedot, jotta asiakirja olisi helpompi lukea. Monet ohjelmistot tukevat tätä ominaisuutta, ja se voidaan myös ohjelmoida manuaalisesti, jos se ei ole käytettävissä tai on liian rajoitettu käyttäjälle. Yksi asia on huomioitava, että erittäin suurissa asiakirjoissa ehdollinen muotoilu voi joskus aiheuttaa virheitä ja asiakirjan lataaminen voi kestää kauemmin, koska ohjelman on tarkistettava kaikki tiedot ehtojen mukaisesti ennen kuin se voidaan näyttää.
Yksinkertaisessa esimerkissä ehdollisesta muotoilusta käyttäjä saattaa ylläpitää tapahtumakirjaa laskentataulukossa, jossa olisi hyödyllistä käyttää veloituksia punaisena ja hyvityksiä vihreänä. Tämän avulla käyttäjä voi tunnistaa tärkeät tapahtumat nopeasti yhdellä silmäyksellä tarvitsematta manuaalisesti muotoilla jokaista merkintää. Käyttäjäkissa asettaa nämä ehdot, ja laskentataulukko -ohjelma käyttää värejä automaattisesti ohjeiden mukaan. Myös muita ehtoja voitaisiin lisätä, kuten tekstin lihavointi merkintöjä varten, jotka luovat negatiivisen saldon.
Ehdollisen muotoilun rajat voivat riippua ohjelmasta. Jotkut sallivat vain tietyn määrän ehtoja. On myös tärkeää olla tietoinen siitä, että ohjelma voi soveltaa ehtoja luetellussa järjestyksessä. Kun se löytää osuman, se lopettaa muiden ehtojen tarkistamisen. Tässä esimerkissä esimerkiksi ehtojen järjestys on erittäin tärkeä. Jos värikoodit on lueteltu ensin, negatiivinen saldo luova veloitus on punainen, mutta ei lihavoitu.
Tämä voi olla erittäin hyödyllinen työkalu laskentataulukoiden ja vastaavien asiakirjojen näyttämiseen. Sen avulla käyttäjät voivat korostaa erityyppisiä tietoja tai merkintöjä, jotka helpottavat tietojen lukemista. Ehdollisella muotoilulla on myös joitain rajoituksia, jotka on otettava huomioon, ja se voi auttaa lukemaan tiettyyn ohjelmaan liittyvät asiakirjat ja tietää, mitä ohjelma voi tehdä ja mitä ei. Jotkin ohjelmat voivat antaa käyttäjien luoda omia ohjelmiaan, jolloin he voivat ehkä kiertää ehdollisten muotoiluvaihtoehtojen ongelmia.
Käyttäjät voivat kääntää muotoilun poistamalla olosuhteet ja antamalla tietojen palata normaaliksi. Voi olla suositeltavaa testata sääntöjä pienellä näyte solusarjalla nähdäkseen, miten ne toimivat, ennen kuin niitä sovelletaan koko asiakirjaan. Tämän avulla käyttäjä voi vahvistaa, että muotoilu toimii odotetulla tavalla.