Asiakirjan muotoilu voi joskus olla erittäin läpinäkyvää käyttäjälle, ja toisinaan se voi olla hyvin turhauttavaa. Yksi tapa saavuttaa hyviä muotoilutuloksia pienellä vaivalla on olla hyvin perehtynyt käytettävään ohjelmaan. Toinen vinkki on pitää muotoilu mahdollisimman yksinkertaisena ja ajatella käytettävissä olevien työkalujen perustoimintoja pidemmälle, jotta niitä voidaan käyttää täysimääräisesti. Muotoillun asiakirjan kohteen tunteminen, olipa kyseessä sitten tulostin, kämmenlaite tai verkkosivu, voi auttaa välttämään asiakirjojen muotoilumekanismeja, jotka eivät välttämättä käänny lopulliseen tietovälineeseen. Asiakirjan käyttötapojen ymmärtäminen voi auttaa objektien, kuten kuvien, määrittämisessä, joten se näyttää ammattimaiselta ja laadukkaalta, kun asiakirja tulostetaan.
Tietämys asiakirjojen muokkausohjelmiston toiminnasta on elintärkeää jopa kohtuullisen asiakirjan muotoilun käyttämiselle. Se, mikä saattaa tuntua yksinkertaiselta työkalusarjalta, voi muuttua yhä monimutkaisemmaksi, kun vuorovaikutus tekstin ja toistensa kanssa alkaa tuottaa arvaamattomia tuloksia. Tietyt tyylit tai elementit voivat heittää pois tekstin käärimisen, rivinvaihdot, tasot ja lisätyt objektit, kuten laskentataulukon solut. Muotoilu saattaa jopa näyttää täydelliseltä, ennen kuin se viedään tai lähetetään tulostimelle. Tietäen kuinka ja miksi ohjelma toimii niin kuin se voi poistaa suuren osan tästä turhautumisesta.
Asiakirjojen muotoilu on tärkeää suunnitella lopputulos huomioon ottaen. Värillisten leikekuvien käyttämisellä mustavalkoisina tulostettavissa asiakirjoissa ei ole juurikaan tarkoitusta. Jotkut monimutkaiset muotoilut, etenkin toimistopakettien väliset linkitetyt objektit, eivät ehkä käänny hyvin HyperText Markup Language (HTML) -tiedostoksi. Elektronisilla kirjoilla, raporteilla tai myynninedistämisvihkosilla on kaikki muotoilua koskevat erityisvaatimukset, jotka voivat muuttaa sisällön määrää ja suunnittelun luonnetta. Mallien käyttäminen tai asiakirjan asettelun piirtäminen ennen aloittamista voi säästää aikaa ja estää ongelmia.
Useimmiten yksinkertainen asiakirjan muotoilu on tehokkain. Monimutkaisia asetteluja, jotka sisältävät kehyksiä tai taulukoita, jotka on sijoitettu muihin taulukoihin, ei välttämättä näytetä oikein toisella laitteella tai ohjelmalla. Samoin ei ole koskaan hyvä idea käyttää yksittäisiä välilyöntejä muotoiluun. Editorin muotoilutyökaluja tulee käyttää sellaisina kuin ne on tarkoitettu muotoiluun ilman pikakuvakkeita, jotta varmistetaan suurin virheettömän tuloksen mahdollisuus.
Asiakirjojen muotoilun ja sisällön kehittämisen täytyy kulkea käsi kädessä, vaikka ne olisi piirrettävä erikseen ennen editoriin siirtymistä. Muotoilun luominen lennossa voi aiheuttaa sen, että käyttäjä menettää näkymän suuremmasta mallista. Jos yrität luoda sisältöä muotoon hyppäämällä elementistä toiseen, se voi johtaa muotoilun virheisiin tai katkoksiin. Kun vankka suunnitelma asiakirjojen muotoilusta ja sisällöstä on valmiina etukäteen, lopputulos voidaan suorittaa minimaalisilla ongelmilla.