Online -varmuuskopiointi, kuten nimestä voi päätellä, on tietojen ja tiedostojen varmuuskopiointi etänä verkossa. Tämä on vaihtoehto niiden fyysiselle varmuuskopioinnille lähellä samaa paikkaa, jossa tiedostot ovat. Online -varmuuskopiointipalvelut tarjoavat käyttäjälle mahdollisuuden pitää varmuuskopiot säännöllisesti ajan tasalla.
Tietokoneiden käyttäjillä on monia vaihtoehtoja kopioida tietojaan ja tiedostojaan. Offline -vaihtoehdot sisältävät muita tietokoneen kiintolevyjä, ulkoisia kiintolevyjä, CD -levyjä, DVD -levyjä, hyppyasemia ja paljon muuta. Nämä kaikki toimivat hyvin suurimman osan ajasta tiedostojen varmuuskopioinnissa tietokoneen vian sattuessa. Suurin ongelma tämän tyyppisissä varmuuskopioissa on, että niillä on sama fyysinen sijainti kuin alkuperäisillä tiedostoilla. Esimerkiksi tulipalon tai varkauden kaltaisessa katastrofissa varmuuskopioilla ja alkuperäisillä on samat mahdollisuudet tuhoutua tai varastaa.
Jos tiedot kuitenkin tallennetaan etänä toiseen paikkaan, ne säilyvät. Tässä on online -varmuuskopiointi kätevä. Toinen suuri etu on, että online -varmuuskopiointi on virtuaalista. Käyttäjän ei tarvitse huolehtia johtojen, merkintäjärjestelmien ja fyysisten tallennusvälineiden, kuten CD -levyjen, luetteloinnista. Henkilö, joka käyttää ulkopuolista varmuuskopiointijärjestelmää, voi myös varmuuskopioida tietonsa jatkuvasti ja hyödyntää nykyaikaisia salaustekniikoita.
Tietojen online -varmuuskopioinnilla on myös useita haittoja. Yksi ensimmäisistä mieleen tulee kustannuksista. Keskimääräisellä kotitietokoneen käyttäjällä ei yksinkertaisesti ole mahdollisuutta maksaa satoja tai tuhansia dollareita vuodessa, ja toisinaan useiden gigatavun tietojen varmuuskopiointi maksaa. Yritysten tai suurempien yritysten on järkevämpää hyödyntää online -varmuuskopiointipalvelujen käyttöä. Toinen ongelma, joka voi ilmetä, on se, että online -varmuuskopiointiyritys lopettaa toimintansa tai vaihtaa omistajaa. Kukaan ei voi sanoa varmasti, mitä tapahtuisi etävarmuuskopioiduille tiedoille.
Online -varmuuskopiointiyritykset tunnetaan hallinnoiduina varmuuskopiointitoimittajina, ja niitä on monia saatavilla. Ne tarjoavat monia erilaisia ominaisuuksia laajalla hinnalla erilaisten tietojen tallennukseen. Nämä ominaisuudet liittyvät lähinnä siihen, kuinka usein ja miten tiedot varmuuskopioidaan, miten tiedot salataan, miten tiedot pakataan, kaistanleveys ja miten ja milloin tiedostoihin pääsee käsiksi. Ulkopuolinen tietojen tallennus on toinen vaihtoehto, jossa fyysiset varmuuskopiot tallennetaan muualle alkuperäisten tiedostojen sijainnista.