Perustietojen hallinta on kyky luoda yhteinen linkki kaikkiin avaintietoihin perustiedoston avulla. Päätiedosto puolestaan toimii yhdyskäytävänä kaikkiin tietoihin ja toimii yhteisenä vertailukohtana datan käytön valvonnassa. Perustietojen hallinnan käyttö voi auttaa yksinkertaistamaan yhteisten tietojen jakamisprosessia useiden eri osastojen tai avainhenkilöiden kesken, jolloin ei tarvitse käyttää useita kopioita samoista tiedoista useissa eri paikoissa verkossa.
Perustietojen hallinta voi myös olla erittäin kätevää järjestämällä pääsy tiedostoihin monimutkaisemmissa ympäristöissä. Jos yhtiöllä on useita toimistoja suurella maantieteellisellä alueella, MDM: n käyttö voi auttaa nopeuttamaan ja helpottamaan tietojen hakua mistä tahansa paikasta. Usein tämä saavutetaan käyttämällä salattuja kirjautumistietoja, jotka varmistavat, että tiedot ovat vain niiden saatavilla, jotka tarvitsevat pääsyn asianomaisiin päätiedostoihin. Tämän mallin avulla osastot tai toimistot voivat synkronoida yrityksen palvelimella ylläpidetyn päätiedoston kanssa ja työskennellä työtehtäviensä suorittamiseen tarvittavien tiedostojen kanssa.
Vaikka perustiedonhallinnan käyttö sopii kaikenkokoisille yrityksille, todellinen hyöty on suuremmille yrityksille, joilla on useita toimistoja tai tuotantolaitoksia. Sen sijaan, että jokainen sivusto luo ja käyttää erillisiä avaintietoja, perustiedonhallintamalli sallii kaikkien käyttää samoja tiedostoja. Tämä auttaa vähentämään verkon ylläpitämiseen liittyviä käyttökustannuksia, eliminoi osan tiedon jakamiseen liittyvistä työvoimista ja johtaa yleensä tehokkaampaan työympäristöön kaikille osapuolille.
Perustiedonhallinnan kauneus on, että voidaan perustaa perustiedostoja, jotka tarjoavat laajan pääsyn avaintietoihin, sekä päätiedostoja, jotka rajoittavat pääsyä tiettyihin tietoihin. Esimerkiksi perustietojen hallintaa voidaan käyttää perustiedoston luomiseen, jonka avulla myyntihenkilöstö voi tarkastella kullekin myyjälle määritettyjä asiakastilien kirjanpitotietoja, mutta estää pääsyn muiden myyjien palvelemiin asiakkaisiin liittyviin myyntilukuihin. Samaan aikaan alueellisella myyntipäälliköllä voi olla pääsisädatan hallinnan kautta pääsy katsomaan kaikkien alueensa myyjien laskuttamia tuloja. Yritysmyyntijohtajalla olisi puolestaan pääsy perustietojen hallinnan kautta tarkastella tietoja kustakin myyntialueesta ja niiden tuottavuudesta.