Kuvantamisohjelmiston avulla tietokoneen käyttäjät voivat ottaa kuvan kiintolevystä sen nykyisessä tilassa, joten se voidaan varmuuskopioida, jos kiintolevy kaatuu. Vaikka kiintolevy itsessään sisältää laajan muistin, kuvantamisohjelmiston pitäisi tehdä vain pieni kuva, joka vie vain vähän levytilaa ja jättää tilaa muille tiedostoille. Verkkopohjaiset ohjelmat, jotka voivat palauttaa useita tietokoneita kerralla, ovat hyviä laajalle levinneisiin kaatumisiin. Kiintolevyn varmuuskopion luomisen lisäksi kuvantamisohjelman pitäisi pystyä poistamaan henkilökohtaiset tiedot, jos tietokone tai kiintolevy myydään. Ohjelmat, joissa on yksinkertaiset käyttöliittymät ja automaattiset varmuuskopiot, voivat varmistaa, että nykyinen varmuuskopio on aina valmis.
Kiintolevy sisältää kaiken tietokoneeseen tallennetun muistin, mikä saattaa johtaa siihen, että kuvantamisohjelmisto tarvitsee suuren muistin jalanjäljen levyn kuvan luomiseksi, mutta tämä ei aina pidä paikkaansa. Pienikokoisia ohjelmia, jotka käyttävät vain vähän muistia kuvaan, on olemassa ja ne ovat usein parempia kuin suuret jalanjälkiohjelmat. Pienempi jalanjälki jättää enemmän tilaa kiintolevylle muille tiedostoille, ja varmuuskopiointi itsessään vie vähemmän aikaa.
Jotkut käyttäjät tarvitsevat vain kuvankäsittelyohjelmiston yhdelle tietokoneelle, mutta useimmiten verkonvalvojat tarvitsevat tätä ohjelmaa. Verkkopohjaisen ohjelman avulla järjestelmänvalvoja voi luoda varmuuskopiotiedoston ja suorittaa varmuuskopion useilla tietokoneilla kerralla. Tämä tarkoittaa, että koko verkko voi toimia uudelleen tunneissa, ei päivissä.
Kuvankäsittelyohjelmistojen suosituin toiminto on sen kyky tehdä kuva kiintolevyltä, mutta se voi myös poistaa tietoja. Monet käyttäjät ja järjestelmänvalvojat jättävät henkilökohtaisia tietoja tietokoneille, ja vaikka kaikki tiedostot ja asiakirjat voidaan poistaa, kiintolevyn pieni välimuisti tallentaa osan näistä tiedoista. Ammattitaitoinen henkilö voi katsoa tämän välimuistin läpi ja löytää henkilökohtaisia tietoja, jotka voivat johtaa identiteettivarkauteen tai muihin ongelmiin, joten paras kuvankäsittelyohjelma pystyy poistamaan nämä tiedot.
Helppokäyttöinen kuvantamisohjelmisto, jossa on automaattiset varmuuskopiot, varmistaa, että käyttäjät tietävät, miten varmuuskopiot tehdään oikein, ja että aina on saatavilla tuore varmuuskopio. Monilla kuvantamisohjelmilla on monimutkaisia ohjeita, joita on vaikea ymmärtää, paitsi teknisesti taitavat käyttäjät. Jos ohjelmaa on helppo käyttää, käyttäjät voivat tehdä varmuuskopion kivuttomasti. Automaattiset varmuuskopioinnit voivat tehdä varmuuskopion joka tunti, päivä tai viikko sen asetuksista riippuen; tämä varmistaa, että unohtumattomillakin käyttäjillä on edelleen varmuuskopio valmiina.