Ennen kuin valitset avoimen lähdekoodin tiedonhallintaohjelmistotuotteen, sinun on määritettävä, mitkä ratkaisut parantavat parhaiten organisaatiosi tehokkuutta ja tuottavuutta. Monille ammattilaisille paras tapa löytää ratkaisuja on hakea apua liiketoiminta -analyytikolta tai tiedonhallinnan asiantuntijalta. Nämä ammattilaiset voivat käyttää tietoja, jotka heijastavat organisaatiosi tilaa sekä markkina- tai toimialanäkymiä, määrittääkseen, mitä organisaatiosi tarvitsee menestyäkseen. Kun olet ymmärtänyt, miten organisaatiosi voi hyötyä avoimen lähdekoodin tiedonhallintaohjelmistosta, saattaa olla hyvä pohtia eri tekijöitä, kuten eri ohjelmien ominaisuuksia, yhteensopivuutta ja käytettävyyttä.
Tiedonhallintaohjelmisto on mikä tahansa tietokoneohjelma, jonka avulla organisaation jäsenet voivat tallentaa, käyttää ja jakaa asiaankuuluvia tietoja. Näitä järjestelmiä voidaan kutsua myös asiakirjojen tai sisällönhallintajärjestelmiksi. Kun ohjelmisto on avoimen lähdekoodin ohjelmisto, sen koodi asetetaan yleisön saataville, usein maksutta.
Tiedonhallinnan ensisijainen tavoite on auttaa johtajia ja johtajia käyttämään älykkyyttä tietoon perustuvissa liiketoimintapäätöksissä. Tiedonhallinnan yhtä tärkeä tavoite on auttaa kaikkia organisaation jäseniä jakamaan tietoja, jotka voivat parantaa heidän suorituksiaan. Tästä syystä avoimen lähdekoodin tiedonhallintaohjelmiston valinnan tulisi riippua alueista, joilla haluat parannusta. Yksilöiden, jotka haluavat esimerkiksi parantaa varastonhallintaa, tulisi valita ohjelmisto, joka tarjoaa käyttäjille malleja ja toimintoja, joiden avulla heidän on helpompi seurata omaisuutta ja seurata tuotantotarpeita.
Kun olet löytänyt tarpeisiisi sopivan avoimen lähdekoodin tiedonhallintaohjelmiston, voit kaventaa valintoja yhteensopivuusvaatimusten mukaan. Kiinnitä huomiota käyttöjärjestelmien ohjelmiin. Monet ammattilaiset voivat hyötyä ohjelmistoista, joita he voivat käyttää mobiililaitteilla. Jos näin on, sinun on varmistettava, että ohjelmia, joita pidät, voidaan käyttää mobiilisovelluksina.
Käytettävyys voi olla erittäin tärkeä tekijä parhaan avoimen lähdekoodin tiedonhallintaohjelmiston valinnassa. Ihannetapauksessa tiedonhallintajärjestelmän tulisi sisältää rajapintoja, joita kuka tahansa organisaation jäsen voi käyttää ilman laajaa koulutusta. Koska avoimen lähdekoodin ohjelmistoja voi usein käyttää maksutta, sinun kannattaa testata useita käyttöliittymiä selvittääksesi, mikä saattaa olla työntekijöidesi helpoin oppia. Muista kuitenkin, että koulutus on tärkeä osa tiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoa, joten sinun on odotettava, että organisaatiosi jäsenet voivat saada joitain ohjeita.