Parhaan järjestäjäohjelmiston valitseminen digitaalisten asiakirjojen, kuvien ja merkintöjen seuraamiseksi voi olla hämmentävä prosessi. Tämän tehtävän helpottamiseksi on saatavilla monia hyviä järjestäjäsovelluksia. Parhaan järjestäjäohjelmiston hankkiminen on mahdollista määrittämällä, mitä on tallennettava sähköisesti, mieluummin online- tai tietokoneen tallennustila, kuinka paljon tallennustilaa tarvitaan ja miten käyttäjät lisäävät, lajittelevat, jakavat ja hakevat tiedostoja.
Ensimmäinen askel parhaan järjestelyohjelmiston valitsemisessa on päättää, mitä on järjestettävä ja miten se tulisi järjestää digitaalisten tiedostojen puhdistamiseksi. Oikean järjestäjäohjelmiston avulla käyttäjät voivat nopeasti siirtää digitaalisia tiedostoja, kuten asiakirjoja, laskentataulukoita, reseptejä, valokuvia, musiikkia ja videoita, helposti hallittavaan arkistointijärjestelmään. Saatavilla on henkilökohtaisia järjestelyohjelmistoja, jotka määrittävät tiedostot automaattisesti, ja nämä tiedostot voidaan räätälöidä minkä tahansa mediatyypin mukaan.
Valitse seuraavaksi järjestäjäohjelmisto, jota käytetään joko tietokoneen kiintolevypohjaisen ohjelman, verkkopohjaisen tai mobiilin järjestämisjärjestelmän kautta. Mieti, miten tiedostoihin pääsee käsiksi ja jaetaan, ja valitse järkevin järjestely. Muista, että tietokoneessa olevat tiedostot on suojattava virustorjunta- ja vakoiluohjelmasuojausohjelmistoilla. Mobiilijärjestelmäohjelmisto on suojattu salauksella eri tasoilla palveluntarjoajan mukaan.
Paras valinta järjestäjäohjelmistossa on arkistointijärjestelmä, jossa on riittävästi tallennustilaa sähköisille tiedostoille ja mahdollisuus lisätä tallennustilaa tarpeen mukaan. Jos järjestäjäpalvelua ei valita tarpeeksi tilaa, seurauksena voi olla epätäydellisiä tai vioittuneita digitaalisia tiedostoja, joita ei voi käyttää. Asiakirjojen osalta on suositeltavaa käyttää vähintään 1-2 Gt tallennustilaa sovellusten järjestämiseen. Valitse elokuville, kuville ja videoille järjestelmä, jolla on paljon suurempi tallennuskapasiteetti, koska nämä tiedostot voivat olla erittäin suuria. Suositellaan jopa 250 Gt.
Lopuksi, kun valitset oikean järjestäjäohjelmiston, harkitse, miten käyttäjät lataavat, lajittelevat, jakavat ja noutavat tiedostot. Tiedostot voidaan muuntaa digitaalisiin muotoihin ja ladata järjestelyohjelmistoon tallennuksen helpottamiseksi. Etsi ohjelma, joka mahdollistaa mukautetun tiedostojen hallinnan. Siellä on monia hyviä ilmaisia järjestäjäohjelmistoja, joiden avulla käyttäjät voivat jakaa ja lajitella tiedostoja nopeasti sähköpostin, tekstiviestien, sosiaalisen median verkkojen ja virtuaalisten viestintäkanavien kautta. Nämä kaikki ovat tärkeitä tekijöitä, jotka voivat tehdä organisointiohjelmasta helpon tai vaikean käyttää ajan myötä.