Webcast -palvelu luo virtuaalisen verkkoneuvotteluympäristön yrityksille, pienyritysten omistajille ja oppilaitoksille. Palvelun avulla voidaan hallita suoria luentoja, esityksiä ja jakaa visuaalista tietoa neuvottelupuheluasetuksissa. Parhaan webcast -palvelun valitseminen riippuu suuresti organisaation teknisistä ominaisuuksista ja tarpeista.
Yksi tärkeimmistä näkökohdista webcast -palvelua valittaessa on hinta. Ohjelmistopakettiin käytettävän summan määrittäminen on elintärkeää, koska lisäominaisuudet voivat tehdä muuten edullisen paketin liian kalliiksi. Se auttaa myös, jos tarpeiden luettelo tehdään ennen mahdollisen paketin valitsemista. Jotkut organisaatiot tarvitsevat perussovelluksen, joka yksinkertaisesti tuo osallistujat yhteiseen chat -huoneeseen, kun taas toiset tarvitsevat kehittyneempiä jakamis-, tallennus- ja maksujen keräilyominaisuuksia.
Jotkin webcast -palvelun hosting -ohjelmistot ovat yhteensopivia tiettyjen sovellusten ja tietokonealustojen kanssa. Kun valitset ohjelmaa, harkitse, mitä ulkoisia sovelluksia, kuten laskentataulukoita ja tekstinkäsittelyohjelmistoja, on ehkä integroitava webcast -palveluun. Jos organisaatio ei voi ennustaa, millaista tietokonealustaa osallistujat saattavat käyttää, on tärkeää, että palvelu tukee erilaisia etäkäyttöjärjestelmiä. Suojaus ja personointi voivat olla tärkeitä ominaisuuksia, joita jotkin webcast -palveluntarjoajat tarjoavat.
Mahdollisten webcast -palveluntarjoajien verkkohakujen lisäksi on hyvä keskustella edustajien kanssa siitä, mitä yritys etsii. Organisaation koko ja tyyppi voivat vaikuttaa asiaan, kun valitset sopivan palveluntarjoajan. Jotkut palvelevat erityisesti oppilaitoksia, kun taas toiset tarjoavat useita paketteja monenlaiselle asiakaskunnalle. Lisäksi jotkut palveluntarjoajat tarjoavat erilaisia ratkaisuja pienille ja suurille organisaatioille, kun taas toiset palvelevat erityisesti pienyrityksiä kustannusten pitämiseksi alhaisina.
Organisaation nykyinen tekniikka on otettava huomioon myös palveluntarjoajaa valittaessa. Internet -lähetykset voivat tapahtua tavallisilla puhelinlinjoilla tai laajakaista-, Voice over Internet Protocol (VOIP) -yhteydellä. On tärkeää varmistaa, että palvelu ja ohjelmisto ovat yhteensopivia ja toimivat sujuvasti olemassa olevan viestintäverkon yli. Palvelun pitäisi myös pystyä ottamaan huomioon potentiaalisten käyttäjien määrä, jotka kirjataan webcast -lähetykseen.
Helppokäyttöisyys on toinen tärkeä näkökohta palveluntarjoajaa valittaessa. Jotkut vaativat, että jokainen tietokone lataa ja asentaa webcast-ohjelmiston, kun taas toiset käyttävät virtuaalista alustaa, joka tarjotaan osallistujille, kun he kirjautuvat sisään. Yrityksille, jotka käyttävät palvelua ansaitakseen tuloja virtuaalikonferenssien kautta, on-demand-alusta voi olla sopiva. Oppilaitokset tai yritykset, jotka edellyttävät, että samat käyttäjät kirjautuvat säännöllisiin esityksiin, saattavat huomata, että pysyvä asennus jokaisen käyttäjän tietokoneeseen on tehokkaampaa.