Lataustiedosto on asiakirja, joka seuraa tiedostoja ja sähköisiä tietoja, jotka kerätään sähköisen etsinnän aikana oikeustapauksessa. Lataustiedosto luo pysyvän tietueen materiaalin mukana tulevista metatiedoista ja toimii hakemistona ja viittauksena asiakirjoihin, joita voi olla melko paljon suurissa oikeudenkäynneissä. E-discovery-ohjelmistolla on käytössä mekanismit lataustiedostojen luomiseksi, ja tämän menettelyn asiantuntijat voivat varmistaa, että se tehdään oikein ja asianmukaisesti.
Sähköisen etsinnän aikana asianosaiset tunnistavat ja säilyttävät kaikki asiakirjat, jotka voivat olla merkityksellisiä heidän asiansa kannalta. Asiakirjojen eheyden suojelemiseksi tutkija saattaa muuntaa ne kuvamuotoon, jotta niitä ei voi muuttaa. Tämä muuntaminen voi mahdollisesti poistaa heiltä tietoja, ja lataustiedosto säilyttää metatiedot, kuten luojan nimen, päivämäärän ja niin edelleen, tulevaa käyttöä varten. Se myös indeksoi kaikki kuvat, jotta ne ovat helposti löydettävissä ja niihin on helppo viitata tapauksen tutkinnan ja oikeudenkäynnin aikana.
Käyttäjä voi määrittää lataustiedostomallin, jossa on useita parametreja, ja pyytää sitä hakemaan kaikki asiaankuuluvat tiedot. Se poimii tekstin ja metatiedot kaikista asiakirjoista ja esittää ne laskentataulukkomuodossa. Laskentataulukko linkittää kuvatiedostoihin alkuperäisten viitteiden luomiseksi, ja oikeudenkäynnin tekijä voi työskennellä lataustiedoston materiaalin kanssa, kun hän työskentelee kotelon parissa. Kun on aika esitellä materiaalia, asianosainen voi viitata lataustiedostoon ja hakea nopeasti tarvitsemansa oikeuden.
Tiedostomuotoja on paljon, koska lukuisat ohjelmistot tarjoavat sähköisiä etsintäpalveluja. Käyttäjät voivat päättää tarpeisiinsa sopivimmasta ohjelmasta tai sopia prosessin ulkopuoliselle osapuolelle, jos he haluavat keskittyä muihin tapauksen näkökohtiin. Sähköisessä etsinnässä varmuuskopiot ja muut turvatoimenpiteet ovat olennaisia tietojen eheyden suojaamiseksi. Jos toinen osapuoli haastaa sen oikeuteen, asianajajien on pystyttävä osoittamaan, että se on alkuperäinen, pätevä ja käyttökelpoinen.
Elektronisen etsintäohjelmiston oppiminen voi kestää jonkin aikaa. Asianajajat ja tutkijat saattavat osallistua kursseille oppiakseen käyttämään ohjelmistoa ja hankkimaan vinkkejä ja temppuja sen tehokkaimpaan käyttöön. Tämän prosessin virheet voivat olla kalliita oikeudenkäynnille, ja on tärkeää, että ohjelmistoa käytetään oikein ja asianmukaisesti, jotta vältetään ongelmat, jotka saattavat palata asianajajaan oikeudessa.