Elektroninen viitekirjasto on kokoelma eri lähteistä peräisin olevaa tietoa, joka kerätään ja tallennetaan digitaalisessa muodossa ja joka mahdollistaa pääsyn tietokoneen tai muun elektronisen laitteen resursseihin ja tietoihin. On useita syitä, miksi sähköistä viitekirjastoa saatetaan käyttää fyysisten kirjojen ja paperien säilyttämisen sijaan. Näitä ovat rajallinen tila fyysisille kirjoille, vaatimukset resurssien etä- tai laajamittaiselle käytölle ja usein päivitetyt tiedot, jotka olisivat tehottomia tai epäkäytännöllisiä painotuotteiden kanssa. Sähköinen viitekirjasto voidaan isännöidä tietokonepalvelimella, jolloin se voi käyttää verkkoa tai Internetiä, tai se voidaan pakata sarjaan CD -levyjä käytettäväksi henkilökohtaisessa tietokoneessa.
Eräs käyttö sähköiselle viitekirjastolle on arkistoida kirjoja fyysisessä kirjastossa. Kirjat voidaan skannata digitaalisesti ja tallentaa joko sivujen todellisina kuvina, mikä saattaa olla toivottavaa valaistujen käsikirjoitusten kanssa, tai skannata ja muuntaa tavalliseksi tekstiksi optisella merkkitunnistusohjelmistolla. Kirjat voidaan tallentaa palvelimelle, johon pääsee kirjaston sisältä tai sen ulkopuolelta Internetin kautta. Tällä on se etu, että kirjoja säilytetään pysyvästi ilman menetysriskiä, koska digitaaliset tiedostot eivät huonone, eikä niitä voi kadottaa tai varastaa. Se voi myös säästää tilaa kirjastossa ja mahdollisesti tarjota tietoa muille kirjastoille suuremman verkon kautta.
Toinen käyttö sähköiselle viitekirjastolle on tarjota pääsy asiakirjoihin tai papereihin, joita päivitetään säännöllisesti ja joihin monet ihmiset pääsevät käsiksi useista eri paikoista. Jos asiakirjoille on digitaalinen keskuspaikka, kaikki palvelinta etäkäyttävät ihmiset katsovat täsmälleen samoja tietoja. Tämä poistaa ongelmat, kuten sideaineiden tai muun painetun materiaalin päivittämisen fyysisesti tai muuten joka kerta, kun muutos tehdään, ja estää tärkeitä päivityksiä huomaamasta tai viivästymästä.
Termiä “sähköinen viitekirjasto” käytetään myös kaupallisesti viittaamaan CD -levyyn, joka sisältää yhden tai useamman digitaalisen version kirjoista. Nämä CD -levyt ovat yleensä halvempia kuin yksittäisten kirjojen ostaminen painetussa muodossa. Sekä kuluttajalle että CD -levyä tuottavalle yritykselle on useita etuja. Ensisijaisesti se voi säästää tilaa ja antaa henkilölle mahdollisuuden kuljettaa suuren määrän tietoa hyvin pienessä, kevyessä muodossa.
Useat korkeakoulut ja yliopistot käyttävät sähköistä viitekirjastoa pitääkseen asiakirjoja, kuten akateemisia papereita ja opiskelijajulkaisuja, opiskelijoiden ja tiedekuntien saatavilla. Tiedot ovat digitaalisia, joten monimutkaista fyysistä arkistojärjestelmää tai tilaa vanhojen julkaisujen tallentamiseen ei tarvita. Sähköinen viitekirjasto mahdollistaa myös tuhansien asiakirjojen yksityiskohtaisen haun vain muutamassa sekunnissa.